10.2.4. Alta de clientes y proveedores 10.2.5. Alta de productos
10.2.6. Alta de almacenes y transportistas 10.2.7. Menú almacén
10.2.8. Menú facturación 10.2.9. Informes
Conocer las principales aplicaciones de la informática y las telecomunica- ciones a la función logística.
Manejar las principales opciones del programa Facturaplus, relacionadas con la gestión de stocks.
La informática aplicada
al campo de la logística
En la actualidad existen muchos programas y equipos informáticos y de telecomuni- caciones que se pueden emplear en las distintas áreas de la gestión logística. El grado de informatización de las empresas, sin embargo, es muy dispar, y depende mucho del tamaño de la misma. Cuanto más compleja es la operativa de una empresa, más ayuda se puede obtener del empleo de equipos informáticos.
Las aplicaciones más empleadas en el campo de la logística son las siguientes: 1. Gestión de stocks.
2. Gestión de almacenes.
3. Gestión del transporte y distribución de mercancías.
10.1.1. La gestión de stocks
Ya vimos en capítulos anteriores en qué consiste la gestión de stocks. Mediante pro- gramas informáticos se pueden realizar muchas de las funciones, tales como:
•Previsiones de demanda: hacer previsiones de demanda es fundamental para deter- minar el stock necesario y hacer planes de aprovisionamiento.
•Fijar puntos de pedido: a través de equipos informáticos y redes de comunicación se puede lograr, incluso, que al llegar el stock al punto de pedido fijado, el siste- ma sea capaz de lanzar una orden de reposición al proveedor, de forma totalmen- te automatizada.
•Determinar los lotes de pedido de cada producto.
•Controlar el stock de cada producto: cuando la empresa sigue un sistema de revi- sión continua, el programa puede determinar en cada momento el stock que hay de cada producto, sin necesidad de hacer recuentos.
•Bases de datos: los programas pueden proporcionar muchos datos sobre los provee- dores, productos, clientes, transportistas, etc., muy útiles para la administración de la función logística en particular, y para la dirección de la empresa, en general. Todos estos datos pueden ser presentados también de forma gráfica, con lo que se facilita- rá su análisis y comprensión.
10.1.2. Gestión de almacenes
En la gestión de almacenes, las principales aplicaciones de los productos informáti- cos son las siguientes:
•Gestión de ubicaciones. Através de la informática se pueden gestionar las ubicacio- nes de forma más eficiente, pudiéndose emplear sistemas de posicionamiento alea- torios o caóticos que ahorren espacio en el almacén. Através de la gestión de ubi- caciones informatizada se puede:
− Establecer normas de colocación de artículos según los criterios ABC, de com- plemetariedad e incompatibilidad, etc., vistos en capítulos anteriores. El progra- ma puede decidir el mejor sitio para colocar un pedido que acaba de entrar según estos criterios.
− Localizar cargas dentro del almacén a través de sistemas de coordenadas. •Gestión de las expediciones: los equipos informáticos pueden ser muy eficientes en
las actividades de preparación de pedidos y reposición de las zonas de picking. − Determinando las reglas de salida de mercancías. Estableciendo por ejemplo,
criterios FIFO para los productos perecederos.
− Confeccionando las listas de picking, de tal manera que los recorridos a realizar sean los mínimos posibles.
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− Distribuyendo los pedidos de los clientes entre los distintos preparadores de pedidos y equipos de manipulación.
• Bases de datos: los programas de gestión de almacenes pueden tener sus propias bases de datos sobre los productos almacenados (con datos tales como unidades de carga, pesos, unidades de venta, localización, etc.), de las zonas del almacén, de las estanterías (pesos máximos, tipos de instalaciones…), de los medios mecánicos (fecha de adquisición, estado, mantenimiento…), entre otros muchos.
10.1.3. Gestión del transporte y
distribución de las mercancías
En cuanto a este apartado de la gestión logística, las principales aplicaciones de la informática son las siguientes:
• Gestión de rutas de reparto. Como vimos en el capítulo anterior, la planificación de rutas de reparto es una actividad compleja y que requiere de muchos cálculos mate- máticos. Gracias a los equipos informáticos se puede:
Funcionamiento de un sistema C.A.P.S. (computer aid system) y de radio- frecuencia.
En la operativa de los almacenes más modernos se intenta cada vez más elimi- nar la burocracia y optimizar los movimientos del almacén. Para ello, cada vez se extiende más la utilización de sistemas de gestión basados en la utilización de los ordenadores (sistemas CAPS) y de las telecomunicaciones (radiofrecuencia).
La mayor parte de estos sistemas se basan en una estación base de radiofrecuencia conectada con una serie de unidades móviles situadas en los propios equipos de man- tenimiento (carretillas elevadoras, transpalets....) y otras de tipo manual. Todas estas unidades suelen estar provistas de un teclado y de un lector de códigos de barras.
El procedimiento que utilizan es el siguiente: Entrada de mercancías:
1. Através de un terminal manual se identifica el palet que acaba de entrar. 2. El ordenador selecciona la carretilla más idónea. Esta carretilla se dirigirá a
recoger el palet en la ubicación que aparecerá en su pantalla. Una vez recogi- da la mercancía confirmará la operación.
3. Una vez recogido el palet, el ordenador central mandará a la pantalla de la carretilla la ubicación asignada. Está ubicación será la más adecuada en fun- ción de la rotación del producto, caducidad, etc. Una vez colocada la mercan- cía, el conductor confirmará la operación.
Movimientos de salida.
1. Apartir de los pedidos recibidos, el ordenador genera de forma automática una serie de listas de picking. Estas listas estarán ordenadas de tal manera que los movimientos de los preparadores sean los mínimos posibles.
2. Las órdenes generadas aparecen en las pantallas de los transpalets. Amedida que se van recogiendo las unidades el preparador irá confirmando la opera- ción. En caso de que en alguna mercancía se agote se generará automática- mente una orden de reposición en las carretillas. Esta reposición se realizará según un criterio FIFO para asegurar que la mercancía se renueve.
Estos sistemas reducen el tiempo y los errores en la operativa del almacén, pero hay que tener en cuenta que la inversión requerida es muy elevada.
Para profundizar
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− Establecer rutas de reparto que minimizan los kilómetros recorridos, el tiempo empleado, o el coste de transporte. Para ello, es preciso introducir en el ordena- dor los planos de carreteras de la zona donde se vaya a realizar el reparto. − Repartir los puntos de reparto entre distintas rutas o vehículos.
− Conocer datos sobre tiempos medios de cada ruta, tiempos de espera, horas de llegada, etc.
•Seguimiento de las expediciones: estas aplicaciones se emplean sobre todo en el transporte internacional, por parte de los transitarios. Gracias a ellas, el cliente puede conocer en cada momento (incluso a través de Internet) dónde y en qué situa- ción se encuentra su envío.
•Bases de datos: las bases de datos más empleadas en este apartado son las relacio- nadas con los vehículos, los transportistas y los planos de carreteras.
Aunque se hayan visto en apartados distintos, las aplicaciones informáticas relacio- nadas con la función logística deben funcionar como parte de un sistema integrado, den- tro del sistema de información global de toda la empresa.
Gestión informatizada de
un almacén con Facturaplus
Facturaplus es una herramienta diseñada para la gestión comercial en las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMEs). En lo que se refiere al campo de la logística, mediante este programa se pueden realizar muchas de las funciones vistas a lo largo del presente libro relacionadas sobre todo con la gestión de stocks.
Vamos a estudiar el funcionamiento del programa con ayuda de un supuesto práctico. No se van a tratar todas las funciones del programa, puesto que esto requeriría más de un capítulo, sino que se tratarán sólo aquellas que se relacionan más con el almacenaje de productos.
10.2.1. Creación de una empresa
Lo primero que vamos a hacer es dar de alta en el programa la empresa con la que vamos a trabajar. Dicha empresa va a ser un mayorista de material deportivo, cuyos clientes son pequeñas tiendas de barrio.
Cuando entramos en el programa, iremos al menú global, y luego a la opción empre- sas. Aparecerá la siguiente pantalla:
Aquí, pulsaremos el botón +, e introduciremos los datos de la empresa en el siguien- te menú:
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La pestaña “importación” sirve para generar los datos de la empresa a partir de otras empresas que se hubieran creado anteriormente. En el ejemplo no la vamos a emplear.
Cuando pulsemos el botón Aceptar, se creará la nueva empresa. En la siguiente pan- talla, haremos doble clic en la empresa creada para comenzar a trabajar con ella.
10.2.2. Configuración del entorno de trabajo
Dentro del menú util / entorno del sistema / personalización, se pueden cambiar muchas opciones para trabajar con el programa, tales como el modo en que vamos a tra- bajar (pestaña modo de trabajo).
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En este menú vamos a activar:
•Avisar de ventas bajo coste + 10 %. Esto nos avisará de las ventas que hagamos cuyo precio de venta sea inferior al coste más un margen del 10%.
•Control de stocks. Esta opción activará las utilidades de gestión de stocks. Dentro de estas activaremos:
- Avisar stock bajo mínimos: avisará cuando las reservas del producto están por debajo de su stock mínimo.
- Permitir ventas sin stock: permitirá realizar ventas aunque no haya stock suficien- te registrado en el almacén.
Acontinuación, abriremos la pestaña Cálculo, y aparecerá el siguiente menú:
Aquí vamos a activar dos propiedades de los artículos, tal y como se ve en la pantalla:
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