GENERAL METHODOLOGY 4.1 CHAPTER SUMMARY
4.4 DATA COLLECTION AND ANALYSIS 1 Sampling Method
Elaborado por: Yadira Herrera
Figura 3. Máximo y mínimo Elaborado por: Yadira Herrera
Análisis.
Dentro de esta pregunta dice el 70% que si existe un control de máximos y mínimos requeridos ante un 30% el cual manifiesta que desconoce de esta política.
Interpretación de resultados. SI 70% NO 30% SI NO
27
Se puede manifestar que no existe control de lo máximo y mínimo de existencias en la empresa.
4. ¿Existe políticas claramente definidas y expresas en cuanto a recepción, almacenamiento y conservación? Tabla 5. Políticas POBLACIÓN GEDDY SI 7 35,00% NO 13 65,00% TOTAL 20 1,00
28 Fuente: Autora
Elaborado por: Yadira Herrera
Figura 4. Políticas Elaborado por: Yadira Herrera Análisis.
El 65% de los encuestados manifiestan que no existe una política de control sobre recepción, almacenamiento y conservación del inventario, y su 35% manifiesta que si tiene conocimiento de dicha política.
Interpretación de resultados.
Se puede definir que no existe políticas claramente definidas y expresas en cuanto a recepción, almacenamiento y conservación
5. ¿Los ajustes en registros de inventarios, como consecuencia de la toma física de los mismos, son autorizados previamente por el funcionario responsable?
Tabla 6. Ajustes de inventarios
POBLACIÓN GEDDY SI 35% NO 65% SI NO
29
SI 16 80,00%
NO 4 20,00%
TOTAL 20 1,00 Fuente: Autora
Elaborado por: Yadira Herrera
Figura 5. Ajustes de inventarios Elaborado por: Yadira Herrera
Análisis.
En respecto a esta pregunta manifiesta el 80% de los encuestados que los ajustes en registros de inventarios, como consecuencia de la toma física de los mismos, son autorizados previamente por el funcionario responsable y el 20% manifiesta que no sabe del tema.
Interpretación de resultados.
Dentro de esta encuesta se puede manifestar que los ajustes en registros de inventarios, como consecuencia de la toma física de los mismos, son autorizados previamente por el funcionario responsable. SI 80% NO 20% SI NO
30
6. ¿Las compras de inventarios están debidamente autorizadas? Tabla 7. Compras POBLACIÓN GEDDY SI 2 10,00% NO 18 90,00% TOTAL 20 1,00
31 Fuente: Autora
Elaborado por: Yadira Herrera
Figura 6. Compras Elaborado por: Yadira Herrera
Análisis.
El 90% de los encuestados manifiestan que las compras de los inventarios no están debidamente autorizadas ya que el gerente solo ordena que se ejecute, y el 10% manifiesta que si están autorizadas.
Interpretación de resultados.
Dentro de esta encuesta se pudo concluir que las compras de inventarios están debidamente autorizadas.
7. ¿Los retiros de inventarios son autorizados por el funcionario competente? Tabla 8. Retiros de Inventarios
POBLACIÓN GEDDY SI 10% NO 90% SI NO
32
SI 14 70,00%
NO 6 30,00%
TOTAL 20 1,00 Fuente: Autora
Elaborado por: Yadira Herrera
Figura 7. Retiros de Inventarios Elaborado por: Yadira Herrera
Análisis.
El 70% manifiesta que los retiros de inventarios son autorizados por el funcionario competente y el 30% manifiesta lo contrario.
Interpretación de resultados.
En el análisis de los retiros de inventarios son autorizados por el funcionario competente, de esa manera hay que decir que es una fortaleza de la empresa.
SI 70% NO
30%
33
8. ¿Los ajustes por pérdida de inventarios son revisados, aprobados y autorizados por funcionarios que no están involucrados en la responsabilidad de manejo de registros de los mismos? Tabla 9. Ajustes POBLACIÓN GEDDY SI 7 35,00% NO 13 65,00% TOTAL 20 1,00 Fuente: Autora
Elaborado por: Yadira Herrera
Figura 8: Ajustes
Elaborado por: Yadira Herrera Análisis. SI 35% NO 65% SI NO
34
En esta pregunta manifiesta el 65% que los ajustes por pérdida de inventarios no son revisados, aprobados y autorizados por funcionarios que no están involucrados en la responsabilidad de manejo de registros de los mismos y su 35% afirma que si son revisados.
Interpretación de resultados.
Al poder resumir esta encuesta se determina que los ajustes por pérdida de inventarios son no son revisados, aprobados y autorizados por funcionarios.
9. ¿Se llevan registros de inventarios adecuadamente valorizados? Tabla 10. Registros POBLACIÓN GEDDY SI 18 90,00% NO 2 10,00% TOTAL 20 1,00
35 Fuente: Autora
Elaborado por: Yadira Herrera
Figura 9. Registros Elaborado por: Yadira Herrera Análisis.
El 90% de los entrevistados manifiestan que se llevan registros de inventarios adecuadamente valorizados aun que son de modo empírico y su 10% manifiesta lo contrario.
Interpretación de resultados.
Al analizar esta encuesta se concluye que si se llevan registros de inventarios adecuadamente valorizados en un porcentaje elevado.
10. ¿Existe instalaciones adecuadas, con medidas de seguridad que permitan: la conservación de inventarios? Tabla 11. Instalaciones POBLACIÓN SI 90% NO 10% SI NO
36 GEDDY SI 11 55,00% NO 9 45,00% TOTAL 20 1,00 Fuente: Autora
Elaborado por: Yadira Herrera
Figura 10. Instalaciones Elaborado por: Yadira Herrera
Análisis.
En esta pregunta el 55% afirma que existe instalaciones adecuadas, con medidas de seguridad que permiten la conservación de inventarios y su 45% manifiesta la empresa no cuenta con un lugar específico para este tipo de acciones.
Interpretación de resultados.
Al poder revisar esta encuesta se pudo concluir que existe instalaciones adecuadas, con medidas de seguridad que permitan: la conservación de inventarios en un porcentaje aceptable.
SI 55% NO
45%
37 Conclusiones parciales
A través de la investigación directa se pudo observar que existe un gran problema dentro de
la empresa sobre el tema de control de inventarios por tal motivo se debe tomar una decisión urgente ya que llegará el momento en el cual colapse y pierda el control de toda la dirección administrativa.
La entrevista realizada a los diferentes miembros de la empresa da como resultado que no
existe una sinergia entre la parte administrativa y la parte operativa ya que se sienten cohibidos al tomar una decisión.
Es importante evidenciar que la situación actual de la empresa no es la mejor, y que puede
seguir empeorando ya que su modelo de administración es totalmente obsoleto por tal motivo al plantear la solución se debe tomar en cuenta que esta organización está creciendo a pasos gigantes y lo más recomendable es gestionar no solo el sistema de inventarios sino toda la parte administrativa financiera.
g) PROPUESTA
Propuesta de solución al problema
Mediante esta propuesta de solución se trata de presentar la posible solución a la problemática que mantiene al día de hoy la empresa GEDDY de la ciudad de Atuntaqui.
Nombre de la propuesta
“Modelo de control interno para el área inventarios de la empresa GEDDY ubicada en el cantón Antonio Ante”.
38 Esquema de la propuesta del investigador
Figura 11. Esquema de propuesta Elaborado por: Yadira Herrera
Objetivo de la propuesta Objetivo General
Determinar técnicamente un modelo exitoso sobre el control de los inventarios de la empresa, usando la teoría y la práctica en un sistema automatizado que ayude a optimizar recursos de la organización.
Objetivos Específicos
Elaborar un sistema de control interno mediante un manual y políticas para sus
funcionarios.
Llevar un registro ordenado de las operaciones diarias de la empresa con el fin de
obtener resultados reales sobre las ventas y la parte comercial.
Implementar un sistema tecnológico que se ajuste a las necesidades de la empresa.
1.- Evaluación del sistema de inventarios 2.- Propuesta de posibles soluciones 3.- Ejecución 4.- Evaluación
39 Misión (Propuesto)
GEDDY es una empresa que se dedica a la producción y comercialización de ropa de niño al por mayor y menor, dando a sus clientes el precio y trato justo con la finalidad de mantener el prestigio y posicionamiento de marca dentro del mercado.
Visión (Propuesto)
GEDDY, en los próximos 5 años será una empresa líder en la venta de prendas de vestir para niños y adultos en el norte del país, logrando de esta manera la satisfacción la necesidad de nuestros clientes, asegurando rentabilidad para nuestros socios, y sobre todo brindando productos de calidad.
Justificación
La propuesta del proceso de modelo de control interno para esta empresa se basa en dos aspectos básicos: la primera contempla que el personal que se encuentra involucrado al frontig de ventas se capacite al 100% de cómo poder administrar inventarios físicos y digitales que la empresa maneja a diario, y por otro lado implantar un sistema contable con el cual puedan automatizar los procesos para la toma de decisiones oportunas de manera eficiente y confiable por parte de los directivos.
Reconocida la problemática y como parte del proceso de comercialización es importante que las estrategias y las herramientas a utilizar sean mediables y comprobables con el fin de optimizar los recursos de la empresa dando una solución inmediata al problema.
Para enriquecer la siguiente propuesta nos basaremos en métodos e instrumentos que han sido de gran ayuda para las empresas grandes a nivel nacional e internacional tomando como base de trabajo dichos métodos e instrumentos para así poder aterrizarlas en la empresa GEDDY. El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables.
40
El objeto del sistema de control interno ayuda a la Administración a alcanzar las metas y objetivos previstos dentro de un enfoque de excelencia en la prestación de sus servicios. Organigrama estructural Figura12.
Figura 12: Organigrama Estructural Elaborado por: Yadira Herrera Aplicación práctica parcial o total de la propuesta
Diseño y uso de documentos fuentes para un mejor control, respaldo o soporte de cada una de las operaciones que realice la empresa.
Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista: Control Operativo y Control Contable.
El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en términos cuantitativos como cualitativos, de donde es lógico pensar que el control empieza a ejercerse con antelación a las operaciones mimas, debido a que, si se compra si ningún criterio nunca se
GERENTE DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD SECRETARIA DEPARTAMENTO DE MARKETING VENDEDORES JEFE DE BODEGA PERSONAL DE BODEGA CAJEROS ASESOR LEGAL
41
podrá controlar el nivel de los inventarios. A este control pre-operativo es que se conoce como Control Preventivo.
El control preventivo se refiere, a que se compra efectivamente lo que se necesita, evitando acumulación excesiva.
La auditoría, el análisis de inventario y control contable, permiten conocer la eficiencia del control preventivo y señala puntos débiles que merecen una acción correctiva. No hay que olvidar que los registros y la técnica del control contable se utilizan como herramientas valiosas en el control preventivo.
Dentro del diseño de la propuesta los documentos fuentes sirven para respaldar cada una de las operaciones que se llevan a cabo dentro de la empresa manteniendo un control de todas las acciones realizadas.
Elementos de un buen control para inventarios
Conteo físico de los inventarios: Mínimo una vez al año, no importando cual sistema se utilice.
Conteos periódicos o permanentes: Con esto se puede verificar las pérdidas de material. Control de inventarios se realice por medio de sistemas computarizados: De esta manera se debe tener actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios.
Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén: Las mercancías saldrán del almacén únicamente si están respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar debidamente autorizadas.
Instalaciones: Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros físicos o de robos y para al acceso de los mismos solo podrá estar el personal autorizado.
42
Responsabilidad: El Jefe de Almacén es el encargado de informar sobre la existencia de mercancías deterioradas y ser responsable no mezclar los diversos inventarios propios con los de consignación.
Mantenimiento: se debe tener un mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
Almacenamiento: se debe buscar un lugar en dondeel inventario pueda estar protegido contra el robo, daño o descomposición.
Acceso: permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.
Registros: mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.
Compras: comprar el inventario en cantidades económicas.
Disponibilidad: Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas.
Periodicidad: No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
Personal empoderamiento: Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los resultados de los inventarios, en lo que a pérdidas se refiere y, sobre todo, hacerle sentirse parte importante de la organización.
Cotejamiento: Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
Protección: proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los robos.
Autorización: realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas. Compañía aseguradora: Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
43
Muestreo: Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
Cuadre: Cuando el sistema de registro y control de los inventarios, no esté integrado computacionalmente con el contable, debe efectuarse diariamente, el cuadre en valores, entre los datos de los movimientos reportados por el almacén y los registrados por contabilidad. Custodios: los custodios de las existencias almacenadas deben firmar actas de responsabilidad material, que garanticen su control y recuperación antes faltante o deterioros por negligencia. Jerarquía: El almacén debe contar con la relación de cargos y nombres de las personas autorizadas a entrar en el mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios autorizados a solicitar productos u ordenar ventas y despachos a terceros.
Respaldo documental: Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado por la persona que entrega y por la que recibe.
Personal autorizado: Los registros de inventario no pueden operarse por personal del almacén, ni estos, tener acceso a los mismos.
Cantidad Mínima: Es importante determinar la cantidad mínima de existencia de un artículo para poder servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes.
Cantidad Máxima: la cantidad máxima, será la que, sin interferir en el espacio del almacén, sin perjudicar con su inversión la composición del capital de trabajo, pueda soportar la buena marcha de la empresa. No obstante, pueden concurrir ciertas circunstancias para que, en una época determinada, se aumente la cantidad máxima.
Solicitud de Compras: la persona encargada de llevar los registros que controlan los inventarios, al observar que algún artículo está llegando al límite mínimo de existencias, cubrirá una solicitud de compras y se le enviará al Jefe de Almacén. Este le devolverá una copia debidamente firmada para su correspondiente archivo y comprobará la cantidad física de existencia real, la cual anotará en la solicitud de compras. De esta forma chequearemos si los registros contables cuadran con la existencia real.
44
Entrada de mercancías: El Jefe de almacén deberá saber la fecha aproximada en que llegaran los pedidos con el objeto de tener disponibilidad de espacio para su almacenamiento. Al llegar las mercancías las pasara, contará o medirá, según los casos, y pasara al departamento de compras el informe de recepción de mercancías. Este departamento comprobara si los datos suministrados en el informe están de acuerdo con la factura enviada por el proveedor; si hay conformidad entre ambos dará su aprobación a la factura y la pasara al departamento de contabilidad el cual añadirá al importe de la factura, todos los gastos de compras cargables a la misma y hallara el costo unitario por artículo.
Cantidades reservadas: En algunas oportunidades, se realizan ciertas clases de ventas que, por razones de contratos, temporadas, etc., no son servidas de inmediato o bien quedan a disposición del cliente el cual indicara la fecha en que debemos enviárselas. En estos casos, aunque la mercancía no haya salido del almacén, se dará de baja en nuestras disponibilidades. Es decir, estarán en existencias, pero no disponibles. El Departamento de ventas pasara información al encargado del registro de control de inventarios para que la operación sea anotada en la columna de cantidades reservadas y se modifique el saldo disponible. Al enviar las mercancías al cliente se registrarán en la columna de salidas, pero aunque salen mercancías, no se modificara el saldo disponible, pues este ya fue regularizado al registrarse las cantidades reservadas.
Salida de mercancías del almacén: El control de salida de inventarios del almacén debe ser sumamente estricto. Las mercancías podrán salir del almacén únicamente si están respaldadas por las correspondientes notas de despacho o requisiciones, las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado.
Componentes del COSO I
45
Ambiente de control: Es el fundamento principal, establece el tono en general del control de la organización.
Evaluación de riesgos: Identifica y analiza los riesgos que inciden en el logro de los objeticos de control.
Actividades de control: Son políticas y procedimientos que aseguran a la gerencia el cumplimiento de las instrucciones impartidas a los empleados
Información y comunicación: Tiene relación con los sistemas e informes que posibilitan que la gerencia cumpla sus responsabilidades y mecanismos de organización.
Monitoreo: Es un proceso que evalúa la calidad del control interno en la organización y su desempeño en el tiempo.
46 Desarrollo técnico para el control de inventarios.
Políticas para el control de inventarios.
Ingreso de mercadería a bodega.
Custodio de mercadería a bodega.
Egreso de mercadería a bodega.
Procedimiento para el ingreso de mercadería a bodega.
Procedimiento para el custodio de la mercadería.
Procedimiento para el egreso de mercadería a bodega.
Ciclo de gestión de control de inventarios Figura 13.
Figura 13: Organigrama Estructural Elaborado por: Yadira Herrera