2.3 Design of Decision Agents
2.3.2 Optimization
ocasione los clientes se hacen presente enseguida otro no y esto ocasiona riesgo en la solvencia del almacén para poder cubrir las deudas adquiridas con los proveedores.
2.- Cada que tiempo el departamento Financiero le notifica sobre la morosidad de las cuentas por cobrar.
Bueno, se les pide que notifique cada fin de mes, para conocer la lista de morosidad, en ocasiones el personal lo entrega a tiempo pero a veces no.
3.- La empresa realiza un análisis de riesgo económico – financiero A veces, no siempre.
4.- De los riesgos que enfrenta el almacén VIMPORT, al otorgar crédito ¿Cuál considera como amenaza para la empresa?
Cuando se otorga crédito siempre se corre un riesgo por el incumplimiento del pago lo que a su vez es una amenaza para la liquidez de la empresa, ya que el dinero rota para la adquisición de mercadería.
5.- Considera que al otorgar crédito a los clientes, da como resultado problemas de iliquidez.
A si es, pero es una estrategia de venta para rotar la mercadería del almacén. 6.- El almacén cuenta con un manual de procedimiento para la recuperación de la cartera vencida.
El almacén no cuenta con un manual de procedimiento de recuperación de cartera vencida, pero me agradaría para tener los lineamientos claros para otorgar crédito.
2.3. Propuesta
Manual de Sistema de control de recuperación de cartera vencida para minimización los riesgos económicos – Financieros del Almacén VIMPORT.
Proponer un Manual de control de recuperación de cartera vencida que optimice los riesgos económicos – Financieros del Almacén VIMPORT.
Justificación
Las empresa sean estas grandes, medianas o pequeñas, sufren los problemas de cartera vencida, que perjudican a la solvencia, de la misma, es por esta razón la necesidad de aplicar un manual de procesos y procedimientos para la recuperación de la cartera de clientes con morosidad.
Se deben implementar estrategias, de comunicación, de verificación de datos del cliente al momento de solicitar el crédito, para evitar la insolvencia del almacén. Se debe capacitar al personal que colabora para que revise con cuidado la información de datos de los clientes.
El diseño e implementación de un manual de procesos y procedimientos en el almacén VIMPORT, nace de la necesidad de mejorar el control de la cartera vencida y por vencer, este manual permitirá organizar las actividades de modo que, si en algún momento no se cumplen, existen un proceso alternativo que permita optimizar la recuperación de la cartera vencida del almacén.
Un manual de proceso es la base del sistema de calidad y del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia, ya que se manifiesta las normas, políticas, procesos, procedimientos, metas que debe cumplir el almacén.
Misión
Ser un almacén líder en el mercado ofreciendo productos de excelente calidad, con atención personalizada y profesional, Satisfaciendo las necesidades de los clientes.
Visión
Comercializar productos de línea blanca a contado y crédito con precios accesible a la familia ecuatoriana.
Calidad Servicio personalizado Amabilidad Confianza Respeto Excelencia
Fase I. Origen de las cuentas por cobrar
En esta fase de cuentas por cobrar se origina por las ventas a créditos de electrodoméstico del almacén VIMPORT.
Productos que ofrece Cocinas Refrigeradora Lavadoras Televisores Aire acondicionados Base Normativa Política de venta
• Las ventas se realizan: en efectivo, cheque, a través de crédito de consumo y/o tarjeta de crédito, dejando constancia de un documento para el cliente y el Almacén.
• Para ventas a crédito se solicita una entrada en efectivo del 30% sobre el valor del bien a adquirir, dejando constancia de dicha deuda en letras de cambio firmadas por el deudor y garante si fuera el caso, y se entrega la factura y/o Título de Propiedad cuando cancele la totalidad de la deuda. Las excepciones en la cuota de entrada son aprobadas únicamente por la Gerencia.
• Si un cliente se acercase a cancelar el total de la deuda, antes de la fecha de vencimiento, se le realizará el recargo de interés solamente del tiempo que transcurre desde la fecha inicial de compra hasta la fecha de pago.
a).- Ventas a crédito
Se origina de las ventas que se otorga a crédito a plazos de 3, 6, 9 y 12 meses plazos, con tarjetas o con documento firmado por las partes, lo que ocasiona las cuentas por cobrar.
b).- Caja.
Este rubro existe, por medio del cual los clientes abonan mensualmente los compromisos adquiridos y se ve reflejado en la disminución de las cuentas por cobrar.
c).- Inventario.
Se origina cada vez que existen una devolución de mercadería por parte de los clientes y una orden de despacho proporcionados por la ventas a crédito.
d).- Cuentas Incobrables.
Existe cada vez que se provisiona la cuenta que no han sido cancelada por las de un año de movimiento.
e).- Cuentas por pagar.
La relación se da si existe una liquidez en la recuperación de los créditos, esto permitirá hacerle frente a las obligaciones del almacén
Políticas
Las políticas están encaminadas a minimizar los riesgos económicos – financieros, para lo cual se considera las siguientes calificaciones.
Categorías Días
A De 1 a 30 días
B De 31 a 60 Días
C De 61 a 90 Días
D De 91 en adelante
Política de otorgamiento de créditos
Deberá contar con sus propias referencias de créditos y estas deberán ser buenas y solidas
Tener una dirección comprobable y preferencia estable en los últimos 2 años
Documentación
Solicitud de crédito
Datos generales del solicitante
Copia a color de cedula de identidad y certificado de votación Roles de pago de los últimos tres meses
Copia de recibo de agua, energía eléctrica o teléfono que conste la dirección
Montos
Los montos a otorgar dependerá del análisis económico que se le realice al cliente y de la capacidad de pago que posea, siendo el departamento de crédito el único responsable para la aprobación del crédito.
Montos Autorizados
De 100 Dólares en adelante Departamento de crédito
Plazos y garantías
El departamento de crédito es el único responsable del análisis del crédito y de velar por disminuir el riesgo inherente de cada crédito otorgado por el almacén, los documentos que debe firmar el deudor es: letra de cambio o pagaré.
Políticas para la recuperación de los créditos
a) El almacén deberá asignar una persona para que realice la gestión de cobro
b) El departamento de crédito y cobranza deberá realizar recordatorio a los clientes a través de llamadas telefónicas o vía email tres días antes de la fecha de vencimiento del crédito concedido.
c) El departamento de crédito y cobranza emitirá mensualmente un listado de clientes deudores.
d) El almacén podrá otorgar un descuentos del 1% al 3% por pronto pago de las cuentas establecidas.
e) Las mercaderías que se comercialicen deberá ser de buena calidad y en buen estado, para evitar devoluciones por parte del cliente o el incumplimiento en los pagos.
f) Cuando existan promociones de los productos se deberá dar por escrito que no se admiten cambio o reclamo por la mercadería salida del local. g) Todos los créditos mayores de cien dólares que no han sido cancelado en
un periodo de tres meses, será entregado al abogado para que proceda con los trámites legales pertinentes.
Normas y Procedimientos
Normas y Procedimientos de Créditos
Proceso Otorgamiento de Créditos Fecha:
Objetivo Crear la necesidad de los productos a los clientes Potenciales NORMAS
1.- Analizar la calificación de central de riesgo
2.- La solicitud de crédito es el documento por excelencia que ayudara a tramitar la venta, el/la solicitante, por lo tanto será de responsabilidad del asesor de venta que lo atiende asegurarse que este formulario sea llenado completamente con letra legible y que los datos que se mencione tenga los
soportes correspondiente.
3.- La solicitud de crédito deberá tener plasmado los nombres y apellidos completos, según la cédula de identidad.
4.- La dirección, sea ésta urbana o rural debe contener los siguientes requisitos: un mapa de la ubicación de la vivienda, nombre de la calle, número de vivienda, parroquia a la que pertenece, en caso de ser rural el nombre del recinto, parroquia y el cantón al que pertenece.
5.- Nombres del garante en caso sea necesario por lo menos de dos, con número de teléfono.
PROCEDIMIENTOS
Responsable Descripción Observación
Cliente 1. Se presenta a la sala de venta y solicita opción de crédito Asesor de servicio al
cliente
2. Asesora al cliente y le presenta alternativas de créditos, límites de créditos, periodos, descuentos, garantías y cargos adicionales en caso de mora.
3. Entregar solicitud al cliente y el detalle de los documentos necesarios a anexar.
Cliente 4. Llenar y Devolver la solicitud con la documentación necesaria requerida
Asesor de servicio al cliente
5. Revisa la información contenida en la solicitud con la respectiva documentación anexada.
6. Si no cumple con los requisitos regresa al paso 3. 7. Si la información y los
documentos cumplen los requisitos estimados se procede a enumerar la solicitud y ubicar la fecha recibida.
8. Se entrega la solicitud y la documentación anexada al departamento de créditos y cobranza para su respectivo análisis.
Normas y Procedimientos de Créditos
Proceso Otorgamiento de Créditos Fecha: Objetivo Evaluación del cliente
NORMAS 1.- Analizar la calificación de central de riesgo
2.- La solicitud de crédito es el documento por excelencia que ayudará a tramitar la venta, el/la solicitante, por lo tanto será de responsabilidad del asesor de venta que lo atiende asegurarse que este formulario sea llenado completamente con letra legible y que los datos que se mencione tenga los soportes correspondiente.
3.- La solicitud de crédito deberá tener plasmado los nombres y apellidos completos, según la cédula de identidad.
4.- La dirección, sea ésta urbana o rural debe contener los siguientes requisitos: un mapa de la ubicación de la vivienda, nombre de las calles, número de vivienda, parroquia a la que pertenece, en caso de ser rural el nombre del recinto, parroquia y el cantón al que pertenece.
5.- Nombres del garante en caso sea necesario por lo menos de dos, con número de teléfono.
Flujo grama
Fuente: Propuesta de la autora
Fase II Criterio de Evaluación Evaluación de Riesgo
Las medidas de riesgo de crédito consideran indicadores elaborados a partir de información contable.
Cuenta Cliente
Clientes =
El resultado representa el porcentaje de cartera por cobrar Revisión de documento • Departameto de crédito y cobranza Verificación de datos •Llamas telefonicas y visita insitus Análisis de crédito •Departamento de Crédito y cobranza Otorgamiento de crédito
Total de deudas de Clientes Activo Total
Índice de Morosidad
Índice de Morosidad =
El resultado representa el porcentaje de cartera vencida
Riesgo de crédito de consumo
Es el riesgo de pérdida que corre Almacén VIMPORT, por el incumplimiento total o parcial del compromiso de pago adquirido por parte de sus clientes. La pérdida esperada es el resultado de la probabilidad de incumplimiento de los clientes frente a la exposición de cartera y la severidad de la pérdida.
Análisis Financiero (Indicadores)
Mediante un análisis de los Estados Financieros de Almacén VIMPORT, se determinara el comportamiento operativo:
Análisis de Liquidez
Factor de Liquidez =
El resultado indica, las veces que el activo corriente cubre el pasivo corriente. Entre más elevado sea este coeficiente mayor será su capacidad para pagar sus deudas a corto plazo, pero podría a la vez significar una débil gestión financiera por el exceso de liquidez.
Cartera Vencida Total de cartera
Activo Corriente Pasivo Corriente
Liquidez de las Cuentas por Cobrar: Es una medida que indica el tiempo promedio que tardan en convertirse en efectivo las cuentas por cobrar.
Periodo Promedio de cobranza =
Análisis de Gestión
Rotación de cartera Proporciona el número de veces que la cuenta clientes rota en un promedio determinado, generalmente un año y mide la frecuencia de recuperación de las Cuentas por cobrar.
Actividades de Control
Las actividades de control son los procedimientos que acuerdan a asegurar que se están llevando a cabo las directrices administrativas. Tales actividades ayudan a asegurar que se están tomando las acciones necesarias para manejar los riesgos hacia la obtención de los objetos de la entidad.
Monitoreo
Con el propósito de establecer indicadores de gestión para el almacén VIMPORT, es necesario monitorear y evaluar el desempeño, los resultados y el alcance de las operaciones del departamento de crédito y cobranza, permitiendo lograr mayores niveles de eficacia, efectividad y eficiencia.
Fase III Análisis de Riesgo
Análisis de los Índices de Gestión
El análisis de los indicadores es necesario para mejorar el rendimiento económico del almacén. Para la selección de los indicadores de gestión se determinó por la relevancia que tienen con los objetivos del proceso de crédito y cobranza:
Cuentas por Cobrar * Días del año Ventas anuales a crédito
Para lo que se seleccionó los siguientes: Porcentaje de crédito rechazado Índice de crédito otorgado
Índice de crecimiento de la cartera de crédito vencida Eficiencia de recaudación
Rotación de cartera
Se espera que con el manual de sistema de control de cartera vencida, produzca una disminución del periodo promedio de cobro en almacén VIMPORT.
2.4. Conclusiones Parciales
En el capítulo II se caracteriza el almacén VIMPORT, su ubicación, dedicación comercial y su estructura organizacional. Se describe el procedimiento metodológico, donde se identifica, el tipo de investigación, el método y la técnica que se aplica para determinar la falencia del almacén; en la propuesta se sustenta el manual de control de cartera vencida que minimice los riesgos económico – financiero; este manual presenta fases que se deben considerar para el análisis de la situación del almacén VIMPORT.
CAPÍTULO III. VALIDACIÓN Y/O EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE SU