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Establecer las directrices para el eficiente funcionamiento contable y financiero de la empresa CEMOPLAF

DEPARTAMENTO: FINANCIERO

DEDICACIÓN: TIEMPO COMPLETO

REPORTA A: DIRECTORA EJECUTIVA

SUPERVISA A:

CONTADOR DE CADA CENTRO RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES:

a. Área de Activos Fijos:

 Mantener en el archivo los listados de responsabilidad por cada uno de los funcionarios del centro.

 Identificar los activos fijos incorporados utilizando marcadores indelebles y en aquellos bienes que por su naturaleza deban ser sometidos a limpiezas con químicos proceder a colocar una placa.

 Preparar, previa autorización de la Dirección del Centro, el acta de bajas de los activos que se vayan a desincorporar, para luego continuar con el trámite de acuerdo al procedimiento.

 Prepara los asientos contables que por incorporaciones, ventas, bajas, transferencias y donaciones se den en la institución.

 Mantener un kardex de todos los activos fijos considerados como tales de acuerdo al Procedimiento de capitalización y de aquellos que por su naturaleza se los deba controlar en una cuenta de orden.

 Mantener un archivo con la copias de todos los documentos soportes originales como escrituras, actas de donación, etc.

 Mantener un historial de los bienes con su valor de adquisición y adiciones que por mejoras o reparaciones aumenta la vida útil del bien.

b. Área de Nómina:

 Mantener y abrir carpetas de personal con la siguiente información, esto es: Hoja de vida

Copias de documentos personales. Cédula de identidad

Libreta militar Récord policial

Memos de autorización de sueldos Diplomas, certificados de cursos asistidos Memo de autorización de vacaciones Memos de felicitaciones o reconocimientos Memos de llamados de atención

Solicitudes de préstamos Evaluaciones del personal

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 Prepara y pagar planillas de aportes al seguro.

 Pagar préstamos quirografarios e hipotecarios.

 Preparar y pagar fondos de reserva de personal.

 Preparar y presentar en el IESS los avisos de entrada y salida del personal.

 Mantener el control y detalle de las cuentas por cobrar al personal y el respectivo pago a los beneficiarios, esto es prestamos de oficinas, club de ahorros, almacenes entre otros.

 Mantener el archivo de nómina y todos sus soportes.

 Receptar toda la información para la elaboración del rol y luego efectuar la revisión respectiva, previo a la administración central.

c. Área de Impuestos:

 Preparar, las retenciones en la fuente, IVA, en las fechas establecidas por Administración Central.

 Prepara registros de compras y ventas mes a mes para la Administración Central.

 Mantener un archivo de las facturas en orden numérico y cronológico, incluyendo las anuladas para la cancelación del IVA.

 Mantener el control numérico de las notas de venta y facturas de los libretines entregados al Centro.

 Efectuar listado de las ventas efectuadas a instituciones del sector público indicando: nombre de la institución, valor, descuento, y/o bonificación y el número del cheque con el que nos cancelan.

 Mantener informado y actualizado sobre cambios que en materia impositiva afecten a la institución, especialmente en lo que se refiere a porcentajes de retención en la fuente, bases imponibles para efectuar las retenciones.

 Prepara un informe de las deficiencias encontradas en la gestión de facturación, retenciones y preparación de reportes para la declaración de las retenciones e IVA, el mismo que será entregado al Contador y Auditor.

 Presentar listado de notas de crédito a la Administración Central al siguiente mes de emitidas, indicando el nombre o razón social de los beneficiarios y sus respectivos números de RUC o cédula de identidad según el caso.

d. Área de Costos:

 Costeas los productos y servicios.

 Presentar el estado de costos dentro de los diez primeros días del mes siguiente al Contador General.

 Controlar los niveles máximos y mínimos de Inventarios.

 Supervisar el inventario físico.

 Controlar la Valorización del Inventario.

 Valorar y controlar de los productos existentes en cada uno de los botiquines que se maneje en la Institución.

e. Mercadeo:

 Archivar lista de clientes.

 Analizar cartera por antigüedad.

 Controlar y emitir el estado de cuenta de cada uno de los clientes del centro.

 Controlar y reportar semanalmente a la Directora Financiera del estado de los cheques posfechados.

 Responder por la aplicación y actualización del procedimiento de facturación en el centro.

 Controlar el orden secuencial y cronológico en la emisión de facturas por cada Centro.

 Controlar la emisión de notas de débito y crédito.

 Emitir el reporte mensual de las recaudaciones efectuadas por cada ejecutivo de ventas.

140 ventas.

 Elaborar y registrar los asientos contables que genere el área de ventas.

f. Área de Inventarios:

 Controlar físicamente los Inventarios.

 Valorar los inventarios por insumo.

 Controlar el stock máximos y mínimos por insumo.

 Emitir reportes semanales de las existencias de los inventarios.

 Emitir un reporte semanal de todos los productos que están próximos a caducar.

 Mantener un registro actualizado de proveedores.

 Supervisar, revisar y actualizar diariamente el kardex manual.

 Supervisar que todos los movimientos del kardex se encuentren debidamente soportados.

 Ordenar y adecuar las áreas físicas de almacenamiento y bodegaje considerando elementos de la misma naturaleza.

 Cumplir todas las normas y procedimientos de la orden de compra.

 Responder por la codificación y descripción de todos los ítems inventariados.

 Participar directamente de todos los inventarios físicos que se realicen dentro de la Institución.

 Realizar otras tareas asignadas por la Dirección Financiera.