3.5.1 Entrevista Realizada a la Directora de CEMOPLAF – Otavalo.
De la entrevista realizada a la directora de CEMOPLAF- OTAVALO, se obtuvo que el número de personas que atienden al mes en promedio es de 1.200 usuarios, los mismos que hacen uso de todos los servicios que ofertan; además CEMOPLAF se manejaba con fondos internacionales a nivel nacional, y a nivel local les apoyan AID (Agencia Internacional de Desarrollo) especialmente en servicios como de Planificación familiar, alrededor de esto vinieron otros donantes que participaron en diferentes proyectos a nivel nacional y local, especialmente en lo que es la niñez, esto nos permitió agregar el servicio de pediatría a nuestro centro, hubo otro donante a nivel comunitario en salud agropecuaria de Vecinos Mundiales y también nuevamente trabajamos con otros donantes como CARE en salud materna y VHI (SIDA), gracias a estos fondos logramos crecer, implementar la canasta de servicios y esto nos ha permitido actualmente manejar recursos propios, financiados dando acceso a servicios de calidad, como en Ginecología, Planificación Familiar, Exámenes de
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Papanicolaus Pediatría, Laboratorio, Ecografía, Odontología Medicina General, Colposcopia, Androscopía, Orientación en planificación familiar. Lo que les ha permitido auto sustentabilidad. No existen procedimientos para el control interno administrativo y contable. No existe un sistema Integrado Contable y de Control Interno, ya que en el área financiera se maneja un sistema contable llamado CADILAC, lo que nos permite visualizar todas las acciones contables del centro. En el Centro Médico de Orientación Planificación Familiar que se encuentra en la ciudad de Otavalo, no se cuentan con un manual específico de funciones que se ajuste a las necesidades del personal y el centro. El personal si conoce sus funciones, porque cuando se realiza su contratación, dependiendo del puesto que va a ocupar se detalla sus funciones en su contrato, y si existe algún cambio por varias situaciones que se den se le comunica en forma escrita. En el Centro no se aplican controles en las principales áreas causando irregularidades, anomalías, fraudes en las áreas administrativas y contables.
3.5.2 Entrevista Realizada a la Contadora de CEMOPLAF – Otavalo.
De la entrevista efectuada a la Sra. Contadora de CEMOPLAF –OTAVALO, se estableció que su cargo lo viene desempeñando ya 8 años, y que las principales actividades que desempeña en su puesto son el registro de ingresos y egresos de caja, cobra, factura, efectúa el proceso contable, realiza retenciones, maneja los inventarios. No poseen un manual de procedimientos, el trabajo en el área se lo realiza más por experiencia propia que por el procedimiento escrito y normado. La directora suele solicitar informes periódicos de los movimientos financieros que se han dado, a pesar de no ser debidamente aplicados en relación al proceso contable, por cuanto existen ciertos movimientos que no cumplen con todos los procedimientos de evaluación. En cuanto a inconvenientes tenidos en su área, han sido el no tener en forma exacta un manual de procedimientos y las funciones por escrito, a fin de saber lo que realmente se debe hacer en dicha área contable.
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3.5.3 Entrevista Realizada al Auxiliar Contable de CEMOPLAF – Otavalo.
El auxiliar contable de CEMOPLAF –OTAVALO, lleva 3 años en sus funciones, el mismo que realiza actividades de registros de los movimientos diarios en los libros contables respectivos, organización de documentos contables, clasificación, archivo de documentos, cuadres de información, pagos de servicios básicos, manejo de roles, entrega de memos, redacción de documentos, entre otros. No existe nada por escrito de las actividades que hay que desarrollar. Con la contadora se efectúan controles financieros, manejándose arqueos, y verificación de cuentas, a fin de establecer la situación actual contable a fin de realizar reportes a la Directora general. La evaluación de la información financiera no se lo hace. En cuanto a inconvenientes, manifiesta que más se han dado por tiempo y asignación adecuada del trabajo.
3.5.4 Resultados de la Observación Directa
Categoría Aspectos a observar Actividad Realidad observada 1.Legalización de CEMOPLAF- Otavalo 1.1 Si se encuentra debidamente legalizada la Institución para otorgar los servicios médicos en la ciudad de Otavalo 1. Búsqueda de documentos constitutivos Se revisó el acta de constitución, por lo que se pudo constatar que está legalmente constituida, el “Centro Médico de Orientación y Planificación Familiar” es una fundación. 2. Solicitud de pedido del acta de constitución 2. Manual de funciones 2.1 CEMOPLAF Otavalo cuenta o no con un manual de funciones direccionado de acuerdo al cargo. 1. Verificar si el personal tiene asignado sus funciones de acuerdo a su puesto.
Se pudo observar que la empresa se ha formado sin tomar en cuenta un manual de funciones, esto se dio porque la empresa tiene una gerencia
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2. Constatar si está documentado dichas funciones
autocrática y es ella quien instruye al personal antes de ingresar, pero el personal no conoce sus funciones, responsabilidades 2. Establecer si se encuentra debidamente aprobado. 3. Actividad del Departamento financiero- Contable 3.1 Actividades que desempeña el área contable –financiera en relación a sus funciones. 1. Revisión de las principales actividades que desempeña el contador. En esta empresa la contadora factura, cobra, realiza el proceso contable, realiza retenciones, maneja los inventarios y realiza labores de administración. 2. Análisis de las
actividades críticas 3. Establecer las actividades que van con su área 1. Impuesto a la renta 4.1 Forma de declaración de los impuestos 1. Verificación de formularios de declaración CEMOPLAF es una de las empresas que se ha preocupado por estar al día de sus declaraciones de impuestos con el Servicio de Rentas Internas, ya que dicha empresa maneja grandes cantidades de dinero. 1. Constatación en el SRI si adeuda. 2. Manejo y control de inventarios 5.1 Manejo y uso de los inventarios de los productos adquiridos.
1. Ingreso de los inventarios
La empresa no lleva un control de inventario de la mercadería que posee 2. Registro de los
inventarios 1. Salida de los
43 3. Organizació
n interna
6.1 Ambiente laboral 1. Análisis de las Relaciones
interpersonales
En la visita efectuada a la empresa se pudo palpar y ver que el ambiente laboral es poco saludable, ya que existen conflictos internos
2. Verificación del trabajo en equipo
7. Infraestructura 7.1 Vías de acceso 1. Revisión de las principales vías que posee el centro
Las vías de acceso a la Empresa son óptimas, ya que la misma se encuentra situada en un lugar estratégico en el centro de la ciudad de Otavalo, en las calles Bolívar 12-07 7.2 Edificio 1. Verificación de las condiciones en que se encuentra el edificio donde funciona el CEMOPLAF La Empresa funciona en un edificio propio, los servicios no están debidamente distribuidos de una manera estratégica para poder brindar a sus clientes un servicio de calidad.
7.3 Tecnología 1. Verificación del nivel de tecnología que posee sus instalaciones La Empresa no cuenta con tecnología sofisticada, ya que no todo su equipamiento es de primera o tecnología de punta
44 3.6 Análisis de la Información
3.6.1 Aplicación del FODA
Empleando los resultados obtenidos de las entrevistas y de la observación realizada en forma directa a las instalaciones de la empresa CEMOPLAF, se estableció el siguiente FODA situacional: