De acuerdo con Ministerio de Economía y Finanzas del Ecuador (2007) menciona que los bienes de larga duración son:
Constituyen todos los bienes tangibles o derechos de propiedad que dispone la entidad, susceptibles de contabilizarse y reflejarse como tales en los Estados Financieros, siempre y cuando cumplan con las siguientes condiciones:
Bienes de propiedad privativa Institucional;
Destinados a actividades administrativas y/o productivas;
Generan beneficios económicos futuros;
Vida útil estimada mayor a un año;
Costo de adquisición igual o mayor a cien dólares (US $ 100). (Ministerio de Economía y Finanzas Ecuador, 2007, pág. 54)
Los bienes de larga duración son recursos de propiedad de las entidades que están disponibles para su uso, deben contabilizarse y ser parte de los estados financieros, siempre y cuando cumplan con algunos requisitos establecidos en SAFI (Sistema de administración financiera) mismos que deben ser acatados con el fin de ser constituidos como bienes de larga duración y hacer constar en los estados financieros de las entidades públicas.
1.2.2.1Valorización de los bienes de larga duración
En la valorización de los bienes de larga duración se define el SAFI así:
Las inversiones en bienes de larga duración se deberán contabilizar al precio de compra, incluyendo los derechos de importación, fletes, seguros, impuestos no reembolsables, costos de instalaciones, más cualquier valor directamente atribuible para poner el bien en condiciones de operación y para que cumpla el objetivo para el cual fue adquirido. Los descuentos o rebajas comerciales se deducirán del costo de adquisición. Los gastos de financiamiento de las inversiones en bienes de larga duración formarán parte del costo del bien, en la medida que sean devengados durante el período previo a su entrada en funcionamiento; los incurridos con posterioridad al período antes indicado, serán reconocidos como gastos de gestión. (Ministerio de Economía y Finanzas Ecuador, 2007, pág. 54)
Los bienes de larga duración tienen una valorización que son inversiones por las instituciones púbicas, es por ello que para adquirir un bien fijo se debe indicar la finalidad de la compra, la función que va a desempeñar y el objetivo para el cual fue conseguido, ya que estas inversiones serán contabilizadas desde el precio de compra hasta los descuentos y gastos que haya implicado hacer la compra de estos recursos.
1.2.2.2Objetivos de los bienes de larga duración
Los bienes de larga duración son activos obtenidos para el desarrollo y utilización de los mismos con un fin único por ello se menciona lo siguiente:
Entre varios objetivos de los bienes de larga duración se puede mencionar los siguientes:
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Cumplir y apoyar como soporte físico en la concusión de los objetivos y metas institucionales.
Entregar los beneficios de su uso o usufructo a la entidad.
Producir otros bienes o servicios públicos.
Contribuir a la generación de los ingresos propios (de ser el caso).
Apoyar en el ciclo de explotación de la empresa o entidad durante todo el ciclo de producción (de ser el caso). (Ministerio de Economía y Finanzas Ecuador, 2007, pág. 56)
Los bienes de larga duración son los recursos que forman para de una institución con el fin de desempeñar funciones que permitan un eficiente desempeño de las actividades y cumplimiento de objetivos y metas de la entidad, por ello estos bienes deben ser admisnitrados y utlizados adecudamente cumpliendo con las especifiaciones de cada uno ellos para que la institución se desarrolle de manera eficiente y eficaz.
1.2.2.3Clasificación de bienes de larga duración
Los bienes de larga duración al ser un activo necesario de acuerdo con Zapata Sánchez (2010) se clasifica de la siguiente manera
Desde la óptica de la evidencia física
Tangibles. -estos se pueden medir y tocar por su naturaleza se pueden agrupar en maquinaria y equipo, edificios, vehículos, mobiliario y enseres. Equipos de oficina.
Intangibles. - aquellos derechos que aunque no se pueden ver, se percibe su presencia benéfica tales como derechos de autor, derechos de llave entre otros.
Desde el punto de vista de la factibilidad del traslado se puede clasificar en:
Muebles. -activos que no requieren mayor esfuerzo para su movilización tales como enseres, vehículos, maquinaria y equipos.
Semovientes. -activos que por su propia fuerza se desplazan tales como ganado vacuno y porcino.
Inmuebles.-bienes que no pueden ser trasladados tales como terrenos y edificios. (Contabilidad General, pág. 179)
Los bienes que posee una entidad son necesarios para el adecuado desarrollo de las actividades que realice por ello estos tienen una clasificación, es así que los bienes pueden ser tangibles, intangibles, muebles e inmuebles mismos que son utilizados de acuerdo a las características de cada uno de ellos y sus especificaciones con la finalidad de realizar un adecuado control y manejo de estos bienes con el fin de tomar decisiones administrativas y financieras acordes para el buen desempeño de la entidad.
1.2.2.4Control de bienes de larga duración
Los bienes de larga duración deben ser registrados y controlados así lo expresa la Contraloría General del Estado (2015) menciona lo siguiente:
El control de los bienes de larga duración y bienes no depreciables (control administrativo) se realizará considerando los siguientes aspectos:
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b) Por componente del bien, cuando la adquisición sea en una misma fecha y las partes o piezas de la compra conformen un todo y permitan la operatividad del mismo
c) Por el grupo de bienes, de similares características físicas, adquiridos en una misma fecha, de igual valor unitario y destinados a una sola área física y misma actividad administrativa o productiva. (ACUERDO No. 027 - CG - 2015 , pág. 7)
Los bienes de larga duración al tener un adecuado control de cada uno de los bienes, también permite establecer las responsabilidades de los servidores que hacen uso de los bienes y conocer información detallada de los bienes de larga duración desde su ubicación hasta el estado actual en se encuentra el bien de la entidad.
1.2.2.5Depreciaciones de los bienes de larga duración
La depreciación de los bienes de larga duración corresponde a la disminución del valor del bien en el tiempo de vida útil, hay que establecer el valor residual y el método de cálculo para la contabilización de la depreciación.
Vida útil.-Los bienes de larga duración destinados a actividades administrativas, productivas o que se incorporen a proyectos o programas de inversión, se depreciarán empleando la siguiente tabla de vida útil:
Cuadro N° 1 Tabla de Vida Útil de Bienes de larga duración
Fuente: Normativa SAFI, Ministerio de Economía y Finanzas
Valor residual.-Para los bienes de larga duración, se determinará un valor residual equivalente al 10% de su valor contable.
Método de cálculo.-La cuota de depreciación proporcional de los bienes de larga duración destinados a actividades administrativas y las correspondientes a proyectos o programas de inversión, se determinará aplicando el método de línea recta, en base a la siguiente fórmula:
Fuente: Normativa SAFI, Ministerio de Economía y Finanzas CDP = cuota de depreciación proporcional.
n = Número de meses a depreciar el Activo, contados a partir del mes siguiente al de su adquisición.
Contabilización.- La depreciación reflejará en la Contabilidad la amortización periódica prorrateada de los bienes de larga duración, en función del valor contable de los bienes y durante el tiempo establecido en la tabla de vida útil, desde la fecha que se encuentren en condiciones de operación y cumplan el objetivo para el cual fueron adquiridos. (Ministerio de Economía y Finanzas Ecuador, 2007, págs. 56,57,58)
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Los bienes de larga duración son recursos indispensables en las entidades para el desarrollo de las actividades, el pasar del tiempo y el uso de estos bienes están sujetos a perder valor y disminuir su rendimiento, por lo que estos recursos tienen una vida útil que debe ser registrada contablemente de manera oportuna, misma que para una adecuada aplicación se debe tomar en cuenta el valor residual, el tiempo de vida útil y en caso de ser entidad pública se debe revisar la tabla emitida por el Ministerio de Economía y Finanzas, y así poder presentar información acertada referente a los bienes de larga duración.
1.2.2.6Procedimiento y cuidado de bienes de larga duración
Los bienes de larga duración deben tener un procedimiento para poder ser manejados y utilizados por ello que la Contraloría General del Estado menciona que:
La máxima autoridad a través de la unidad de administración de bienes o aquella que cumpliere este fin a nivel institucional, orientará y dirigirá la correcta conservación y cuidado de los bienes públicos que han sido adquiridos o asignados para el uso en la entidad y que se hallen en poder de la misma a cualquier título: depósito, custodia, préstamo de uso u otros semejantes, de acuerdo con este reglamento y las demás disposiciones que dicte la Contraloría General del Estado y el propio organismo o entidad.
Con este fin nombrará un Guardalmacén, de acuerdo a la estructura organizativa y disponibilidades presupuestarias de la institución.
Toda entidad u organismo del sector público o privado que disponga de recursos públicos, cuando el caso lo amerite, estructurará una unidad encargada de la administración de los bienes y existencias. La conservación y el buen uso de los bienes y existencias, será de responsabilidad de los usuarios finales o custodios responsables que los han recibido, para el desempeño de sus funciones y labores oficiales. La identificación, el registro, el almacenamiento, la utilización y el consumo responsable de los bienes y existencias institucionales estarán en concordancia con la aplicación de las buenas prácticas ambientales con el fin de reducir la contaminación y el desperdicio.
Las bodegas estarán adecuadamente ubicadas, contarán con instalaciones seguras y tendrán el espacio físico necesario y solo las personas que laboran en la bodega tendrán acceso a las instalaciones. (ACUERDO No. 027 - CG - 2015 , pág. 4)
Los bienes de larga duración tienen un procedimiento que está enfocado a la conservación y cuidado por parte de los usuarios de los bienes que han sido designados para el uso y las responsabilidades a cada uno de los funcionarios con el fin de que los bienes estén adecuadamente cuidados y cumpliendo con sus funciones que deben desempeñar dentro de la institución.
1.2.2.7Custodia de los bienes de larga duración
Permite salvaguardar adecuadamente los recursos de la entidad por ello la Contraloría General del Estado dispone:
La máxima autoridad de cada entidad pública, a través de la unidad respectiva, será responsable de designar a los custodios de los bienes y de establecer los procedimientos que garanticen la conservación, seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes de larga duración. Corresponde
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a la administración de cada entidad pública, implementar su propia reglamentación relativa a la custodia física y seguridad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado. (Acuerdo 039 CG 2009, pág. 35)
Los custodios de los bienes de larga duración son designados por las máximas autoridades, por los responsables de salvaguardar adecuadamente los recursos de la entidad, fortaleciendo los controles de los bienes de larga duración, también facilita detectar si son utilizados para los fines que fueron adquiridos, si sus condiciones son adecuadas y no se encuentran en riesgo de deterioro.
1.2.2.8Uso de los bienes de larga duración
Los bienes de larga duración deben ser utilizados solamente en las actividades desarrollas por la entidad.
Los bienes de larga duración se utilizarán únicamente en las labores institucionales y por ningún motivo para fines personales, políticos, electorales, religiosos u otras actividades particulares. Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la institución, debiendo asumir la responsabilidad por su buen uso y conservación.
Cada servidora o servidor será responsable del uso, custodia y conservación de los bienes de larga duración que le hayan sido entregados para el desempeño de sus funciones, dejando constancia escrita de su recepción; y por ningún motivo serán utilizados para otros fines que no sean los institucionales. (Acuerdo 039 CG 2009, pág. 36)
Los bienes de larga duración son recursos de una entidad los cuales deben ser utilizados únicamente para las labores institucionales ya que solo los funcionarios autorizados podrán hacer uso de los bienes debido a que ellos son los responsables de su uso, custodia y conservación para el desarrollo de las funciones que desempeña en la entidad constatando el buen manejo de estos recursos.
1.2.2.9Control de Inventario de bienes de larga duración
Los inventarios de los bienes de larga duración permiten controlar, verificar y ayudar a la toma de decisiones administrativas.
Las adquisiciones y disminuciones tanto de bienes de larga duración, bienes no depreciables (control administrativo), así como de las existencias dispondrán de registros administrativos y contables, conforme al Plan Operativo Anual de la Entidad, al Plan Anual de Compras y a las disposiciones sobre la materia expedidas por el Ente Rector de las Finanzas Públicas.
El control de los inventarios se efectuará mediante el método de control de inventarios Permanente o Perpetuo, con la emisión y legalización de documentos de ingresos y egresos de bodega llevados en la unidad administrativa encargada de su manejo y sólo en términos de cantidades.
La documentación relativa al movimiento de ingresos y bajas se hará llegar periódicamente a la unidad contable para la valoración, actualización y conciliación respectiva. Dicha periodicidad podrá ser diaria, semanal o mensual. (ACUERDO No. 027 - CG - 2015 , pág. 6)
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Para un adecuado manejo y control de los bienes de larga duración es conveniente tener un control de inventarios que pueden ser permanente y perpetuo con la finalidad de conocer los datos de existencias, adquisiciones y disminuciones de los bienes que son utilizados para el desarrollo de actividades, por ello también en el control de los inventarios de bienes de larga duración por ser entidad público se lo realiza por el método permanente o perpetuo con la emisión y legalidad de la documentación tanto del ingreso como el egreso de estos.
1.2.2.10 Constatación física de los bienes de larga duración
La constatación física es una herramienta importante ya que con ella se puede obtener resultados reales sobre el inventario de los bienes con los que cuenta una entidad por ello en el Acuerdo 027 CG 2015 de la Contraloría General del Estado manifiesta:
En cada unidad administrativa se efectuará constatación física de los bienes, por lo menos una vez al año, en el último trimestre, con el fin de controlar los inventarios en las entidades y posibilitar los ajustes contables. En ella podrán intervenir el Guardalmacén o quien haga sus veces, el Custodio Administrativo, y el titular de la unidad administrativa o su delegado. De tal diligencia; se presentará a la máxima autoridad de la entidad en la primera quincena de cada año, un informe de los resultados, detallando todas las novedades que se obtengan durante el proceso de constatación física y conciliación con la información contable y las sugerencias del caso; además, del Acta suscrita por los intervinientes. Se enviará a la Unidad Financiera o quien haga sus veces, copia del informe de constatación física realizado para los registros contables correspondientes. Las actas e informes resultantes de la constatación física se presentarán con sus respectivos anexos, debidamente legalizados con las firmas de conformidad de los servidores participantes. En la constatación de bienes inmuebles, se revisará que la documentación legal de propiedad de los mismos conste en los registros de custodia de la unidad encargada de la administración de bienes y existencias o la que haga sus veces. (ACUERDO No. 027 - CG - 2015 , pág. 7)
En todas las entidades se deben realizar constataciones físicas de los bienes de manera periódica con la finalidad de conocer su estado, su uso y tomar las decisiones identificando los bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donación o remate según corresponda, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes, además se debe hacer una conciliación de la información contable con la constatación física la cual permite determinar diferencias mismas que serán investigadas para luego emitir el informe pertinente, por ello se verificaran las actas e informes resultantes de las constataciones físicas los cuales deben contener los anexos correspondientes los cuales deben ser legalizados con firmas de responsabilidad de los funcionarios encargados. Todos los bienes deben presentar y contar con la documentación legal con el fin de registrar correctamente los datos de dichos bienes para generar una adecuada administración. El encargado de los bienes debe presentar el informe la primera quincena de cada año a la máxima autoridad indicando las novedades del proceso de constatación.
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1.2.2.11 Responsables de los bienes de larga duración
Los bienes de larga duración están bajo la responsabilidad de todas las áreas y niveles que son manejados por todos los operarios para desarrollar sus actividades.
El presente reglamento rige para todas las entidades y organismos descritos en el artículo 1 del presente reglamento, servidoras y servidores, obreras y obreros del sector público, a cuyo cargo se encuentre la custodia, uso y control de los bienes del Estado. Por tanto, no habrá servidora y servidor que por razón de su cargo, función o jerarquía se encuentre exenta o exento del cumplimiento de las disposiciones del presente reglamento, de conformidad a lo previsto en el artículo 233 de la Constitución de la República del Ecuador.
Para efectos de aplicación de este reglamento, las siguientes personas son las responsables de la administración, registro, control, cuidado y uso de los bienes de cada entidad:
Guardalmacén o Administradora o Administrador de Bienes. - Será el responsable administrativo del control en la inspección, recepción, registro, custodia, distribución, conservación y baja de los bienes.
Usuario Final o Custodio Responsable. - Será el responsable del cuidado, uso, custodia y conservación de los bienes asignados, servidora o servidor de las entidades y organismos del sector público y aquel que por efectos de acuerdos o convenios, se encuentre prestando servicios en la entidad, al cual se le haya asignado bienes para el desempeño de sus funciones y los que por delegación expresa se agreguen a su cuidado.
Contador. - Servidora o servidor responsable del manejo y registro del sistema contable de bienes de larga duración y existencias sobre la base de lo dispuesto en el Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas y su reglamento.
Custodio Administrativo. - En las entidades en que justifica su estructura orgánica, el Guardalmacén o Administradora o Administrador de Bienes podrá contar con un equipo de apoyo en el control y cuidado de los bienes y existencias. El titular de cada unidad administrativa de la entidad, designará a los Custodios Administrativos, según la cantidad de bienes e inventarios de propiedad de la entidad y/o frecuencia de adquisición de los mismos, quienes mantendrán actualizados los inventarios y registrarán los ingresos, egresos y traspasos de los bienes en la Unidad Administrativa conforme a las necesidades de los usuarios. (ACUERDO No. 027 - CG - 2015 , págs. 3,4)
El control y manejo de los bienes de larga duración es responsabilidad de los servidores, usuarios y custodios asignados, la administración, registro, control, cuidado y uso de los bienes de la entidad, es una tarea de todos los servidores de acuerdo a los niveles de responsabilidad con los bienes a su cargo por lo que deben dar cumplimiento de la normativa ya que deben realizar todo lo que se indica para el adecuado manejo y control de los bienes. En donde se designa a un guardalmacén el cual será el encargado de su inspección, recepción, registro, custodia, distribución, conservación y baja de los bienes que estén a su cargo, además se dejan en claro cuáles son los usuarios directos de los bienes el cual será el responsable de su adecuado uso y cuidado para el desempeño de las funciones que desarrolla en la entidad. Además los funcionarios encargados deben registrar contablemente a los bienes y en cada unidad administrativa de la entidad designará a los custodios administrativos según la cantidad de bienes e inventarios de propiedad de la entidad.
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1.2.2.12 Entrega y recepción de bienes de larga duración
La entrega y recepción de bienes de larga duración es un control de las adquisiciones que se