Section 4: Names and Expressions
7.1 Package Specifications and Declarations Replace paragraph 5: [AI95-00434-01]
RUTA: Nómina – Pago de Nómina
Una vez se han generado e incluido todas las novedades del periodo de nómina, se han ejecutado los procesos de subsidio de transporte automático y comprobante automático, se procede a efectuar el pago de la nómina.
Para el registro contable o causación de la nómina se deben diligenciar los siguientes campos una vez se ingresa a la opción:
Nómina Número? (01/99): En este campo se debe digitar el número de la nómina a pagar.
Es la Quincena 1 o 2: Esta opción aplica únicamente para el pago de nóminas quincenales. Cuando el pago de la nómina se hace de forma mensual esta pregunta se omite. Si el pago es decanal es necesario indicar si es el decanal 1, 2 o 3 y si el periodo de nómina es semanal se debe escoger la semana 1, 2, 3, 4 ó 5 de acuerdo al periodo que se quiere liquidar. Recuerde que la nómina 99 se emplea para hacer consolidaciones.
Cheque – Comprobante: Si el pago de la nómina se efectúa en Cheque se debe escoger esta opción para que el programa genere un comprobante de egreso y un cheque por cada empleado. Si el pago de la nómina se realiza en efectivo o abono a través de una cuenta de ahorros, se debe escoger la opción de Comprobante para que el programa genere un comprobante de contabilización de la nómina por cada empleado.
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Proceso Automático: Si se omite esta opción el programa solicitará por cadacomprobante de egreso la cuenta del banco del que se girarán los cheques, el número del cheque que se va a girar y de forma automática comienza a mostrar a cada uno de los empleados, graba el comprobante de egreso y permite efectuar la impresión del cheque.
Tipo de Documento: Se debe escoger un documento tipo G – Comprobante de Egreso y automáticamente se desplegará la siguiente pantalla:
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NOTA: Si la opción de proceso automático fue marcada, el programa solicitará un
documento tipo G – Comprobante de Egreso y grabará de forma automática un comprobante de egreso por cada empleado, pero únicamente solicitará la cuenta del banco y el número del cheque para el primer comprobante de egreso. Los cheques pueden ser impresos por cada comprobante de egreso.
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Actualiza Todos los Empleados: Si se omite esta opción el programa activaráuna pantalla en la que solicitará el tipo y número del comprobante que se va a generar y la cuenta de nómina por pagar (220505). Una vez se han ingresado estos datos el programa mostrará a cada uno de los empleados para que se grabe un comprobante en el que contabilizará la nómina. Si se escoge esta opción el programa grabará un comprobante de forma automática por cada empleado.
Tipo de Documento: Se debe escoger un documento tipo L – Otros, que debe estar previamente creado.
Número de la Cuenta: Se debe digitar la cuenta 250505 - Nómina por Pagar.
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7. PARAFISCALES
Ruta: Nómina – Comprobante Parafiscales – Comprobante Parafiscal
En esta opción el programa efectúa el registro contable de los aportes parafiscales que corresponden al SENA, ICBF y Caja de Compensación Familiar. Adicionalmente contabiliza los aportes de salud y pensión a cargo del empleador.
Para ejecutar este procedimiento se deben seguir los pasos que se describen a continuación:
El proceso de comprobante de los parafiscales debe ejecutarse por los grupos: 51 – Gastos de Administración
52 – Gastos de Ventas
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Los campos que s deben diligenciar son los siguientes: Nit de la Empresa: En este campo se debe digitar el nit de la empresa que efectúa el pago de los aportes parafiscales.
Cuenta del Sena: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto para efectuar la contabilización del aporte al SENA (51057800, 52057800, 72057800).
Cuenta del ICBF: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto para efectuar la contabilización del aporte al ICBF (51057500, 52057500, 72057500).
Cuenta de Subsidio Familiar: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto para efectuar la contabilización del aporte a la Caja de Compensación Familiar (51057200, 52057200, 72057200).
Cuenta del Fondo de Salud: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto para efectuar la contabilización del aporte que efectúa el empleador por salud (8% del salario de cada empleado). Recuerde que las cuentas de aportes a entidades promotoras de salud (510569, 520569 y 720569) se auxiliarizaron con el mismo código de la cuenta de los fondos de salud creados, por lo tanto en este campo se debe digitar el código únicamente al nivel Sub-cuenta y dejar el código del auxiliar en cero (00), porque el auxiliar lo tomará de acuerdo al fondo que se haya asignado a cada empleado.
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Cuenta del Fondo de Pensión: En este campo se debe digitar la cuenta delgasto para efectuar la contabilización del aporte que efectúa el empleador por pensión (10.875% del salario de cada empleado). Recuerde que las cuentas de aportes a fondos de pensiones (510570, 520570 y 720570) se auxiliarizaron con el mismo código de la cuenta de los fondos de pensión creados, por lo tanto en este campo se debe digitar el código únicamente al nivel Sub-cuenta y dejar el código del auxiliar en cero (00), porque el auxiliar lo tomará de acuerdo al fondo que se haya asignado a cada empleado.
Cuenta de Pago: En este campo se debe digitar la cuenta 237010 – Aportes al I.C.B.F, SENA, y Cajas de Compensación Familiar.
Aplica C. Costo del Empleado/Acumulados (E/A): Si se escoge la opción del centro de costo del empleado el programa afectará contablemente el centro de costo que tiene asignado cada uno de los empleados en la hoja de vida, en caso contrario llevará el total de cada concepto a un solo centro de costo. Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla:
Después de digitar todas las cuentas contables relacionadas con los aportes parafiscales el programa mostrará una ventana en la que se debe se debe indicar si la empresa es beneficiaria del decreto 258 del 11 de Febrero de 1999.
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Tipo de Documento: En este campo se debe escoger un documento tipo L –(Otros), que debe estar previamente creado, para efectuar la contabilización de los aportes parafiscales y aportes de salud y pensión a cargo del empleador.