• Aumento en el nivel de eficiencia al momento de la localización de los documentos.
• Utilización y manipulación adecuada de la información y la documentación.
• Cada una de las acciones a realizarse en la secretaría permitirá el desarrollo de los procesos en el sistema de archivo.
• Incremento de la cultura organizacional en la secretaría.
• Conocimiento de sistemas y técnicas de archivo vigentes.
• Control y resguardo adecuado de los documentos.
78 CONCLUSIONES
• Es innegable el papel que desempeña los sistemas de archivo, pues lleva una serie de procesos enfocados en el manejo, utilización y organización de los documentos que se generan en la institución.
• La propuesta constituye en un importante instrumento para implementar acciones de esta índole en otras instituciones, que la requieran.
• La implementación de la propuesta es un reto que se extiende cada día en el campo empresarial, los cambios tecnológicos de la actualidad permiten el desarrollo de las instituciones eficientemente en la gestión de los
79 RECOMENDACIONES
• Es fundamental socializar a la directora y secretaria las funciones y procedimientos del sistema de archivo, para que apliquen lo que indica cada uno de ellos y seguir una secuencia lógica.
• El cambio constante en la tecnología, hace que las organizaciones se mantengan innovando, para dar una respuesta efectiva ante los factores que afectan al desempeño de la secretaria.
• La aplicación de un correcto y adecuado sistema de archivo, contribuye a que la persona encargada de la secretaría tenga un buen desempeño, razón por la cual se debe mantener siempre actualizado dicho sistema.
BIBLIOGRAFÍA
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Cruz Mundet, José Ramón: “Archivistica: Gestion de Documentos y Administración de Archivos”, Alianza Editorial, 2012.
Mena Mugica M, González Crespo A. La santidad de la evidencia: preservación de documentos electrónicos de archivo. BiblioArchi; 2005.
Murillo Delgado, José Francisco. El Archivo Nacional. Evolución histórica (1881- 1979). Tesis de Licenciatura en Historia. Universidad de Costa Rica. San José, Costa Rica. 1980.
Bustelo Ruesta, C. “Los sistemas de gestión electrónica de la documentación y la teoría del ciclo vital de los documentos”. En: Scire, julio-septiembre 1997.
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ANEXO 1.
ENTREVISTA A SER APLICADA A LA DIRECTORA DE LA ESCUELA DE ESPECIAL MONSEÑOR MAXIMILIANO SPILLER, DEL CANTON TENA PROVINCIA DE NAPO.
INSTRUCCIONES: Por favor señalar la respuesta que usted considere la más acertada. Los datos recolectados en la presente encuesta son de orden confidencial y serán utilizados únicamente para el objetivo propuesto.
1. ¿Qué tipo de documentos genera la institución que usted dirige?
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2. ¿Qué herramientas utilizan para el almacenamiento de la información?
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3. ¿Qué tiempo le toma realizar una búsqueda de información de un alumno? --- ---
4. ¿Cree Usted que es necesario mejorar la protección y conservación de los documentos?
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5. ¿Ha existido la pérdida de información dentro de la institución ya sea por deterioro, desastre natural u otro aspecto?
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6. ¿Cuándo genera un reporte qué porcentaje de fiabilidad tiene la información entregada?
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7. ¿En la secretaría de la institución utiliza la tecnología de la información en sus diferentes actividades?
--- ---
ANEXO. 2
ENCUESTA A SER APLICADA A LOS DOCENTES DE LA ESCUELA ESPECIAL MONSEÑOR MAXIMILIANO SPILLER, DEL CANTON TENA PROVINCIA DE NAPO.
INSTRUCCIONES: Por favor señalar la respuesta que usted considere la más acertada. Los datos recolectados en la presente encuesta son de orden confidencial y serán utilizados únicamente para el objetivo propuesto.
1.- ¿Cuenta la institución con el Departamento de Archivo?
Si --- No ---
2. -¿Cuando usted solicita de información de su alumno, la entrega es? Rápida ---
Ni rápida ni lenta ---
Lenta ---
3. ¿Considera Usted que las condiciones físicas y técnicas de la secretaría de la institución garantiza la confiabilidad de la información existente?
Si garantiza --- No garantiza ---
4. ¿En la secretaría de la institución utilizan la tecnología de la información en sus diferentes actividades?
Siempre --- Ocasionalmente --- Nunca ---
5. De acuerdo al sistema actual que mantiene le secretaría, está segura la información que reposa en el mismo.
Si --- No ---
6. ¿Cree Usted que la secretaria utiliza las técnicas adecuadas para organizar la documentación?
Sí --- No ---
7. ¿Cree Usted que el sistema de archivo que actualmente utiliza la secretaria protegen los documentos de la institución?
Si --- No ---
8. ¿Considera Usted que el uso de la tecnología, optimizaría el tiempo, espacio y recursos para la institución?
Sí --- No ---
9.. ¿Considera Usted necesario implementar nuevos e innovadores sistemas de archivo para la institución?
Sí --- No ---
10. ¿Cree Usted que existe un control adecuado de la documentación existente?
ANEXO 3
FOTOGRAFIAS
Fachada de la Escuela Especial “Mons. Maximiliano Spiller”
Documentos antes de aplicar la Propuesta