Chapter 6: Conclusion
6.1 It was clear research utilisation practices
incompleta
No hay controles durante la evaluación
No hay suficiente fuerza laboral cuando hay varias solicitudes de crédito
Análisis errado
Fatiga laboral Los documentación
no esta digitalizada
No se han asignado responsables a todas las actividades
del proceso No esta estandarizado el proceso Exceso de funciones manuales No hay sincronización con los proveedores Actividades Importantes en
Manos de terceros
Autor: Estudiante del Proyecto
Los analistas tienen que realizar inspecciones de la documentación del constructor, y en la generación de cartas de aprobación donde deben explicar a la secretaria como realizar la carta, los arquitectos revisan las presentaciones entregas por el proveedor comprometiendo el tiempo de estudio que se dedica en el análisis de los créditos, estas actividades suman un total de 120 minutos tiempo que se podría dedicar a analizar otro crédito. (Anexo 18 Flujograma evaluación)
Oportunidad de Mejora 4 la comunicación entre las áreas de evaluación es deficiente
No hay comunicación entre áreas Método G. humana No hay sincronización con la áreas
Cada área se preocupa por su proceso
Se evalúan créditos con fallas
No se tiene conocimiento del proceso de la otra área
No se informa cuando se detecta
alguna falencia en el proyecto de llegada de la solicitudNo se respeta el numero Demora en entrega
de la respuesta al constructor
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La falta de comunicación entre las áreas genera actividades duplicadas e incurren en demoras y pérdida de tiempo en el proceso, generando demora en el tiempo de entrega en la respuesta del constructor. El ejecutivo constructor recibe dos veces la solicitud de información, aunque es información diferente el tipo de información se realiza dos veces la solicitud de información al constructor, generando inconformismo en el cliente. (Anexo 19 Diagrama de flujo evaluación)
OM 5. Los líderes del proceso deben controlar más de cerca cada actividad
OM 5. Metodo
Tecnologia
G. Humana
No hay planes de contingencia para el proceso
No hay indicadores de gestión
Individualismo de los lideres Falta de coaching
No se cuentan con herramientas que permitan seguir el proceso No se genera interrelación
entre la áreas
No esta estandarizado el proceso
No hay registros históricos sobre las actividades
del proceso No se generan indicadores No se cuenta con herramientas
que permitan una comunicación Ágil entre las áreas del proceso
Autor: Estudiante del Proyecto
Los líderes del proceso se involucran en el proceso hasta el precomité y comité lo que origina que no se tenga un total control sobre el proceso, lo que ha ocasionado que no se generen indicadores, planes de contingencia, impidiendo un mejoramiento continuo del proceso55
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OM 6. Acumulación de créditos para desembolsar
Acumulación de créditos para desembolsar
Metodo
Tecnologia
G. Humana
No esta estandarizada la forma de autorizar el primer
desembolso
Revisar toda la documentación
es exhaustivo Fatiga laboral
Solo hay un administrador del SIACC Puede ocasionar
errores No Hay herramientas tecnológicas
para la revisión Se solicitan demasiados
documentos durante la revisión Se pueden pasar documentos
sin revisar
Autor: Estudiante del Proyecto
El coordinador de crédito acumula gran cantidad de documentos durante la revisión de los mismos. Adicionalmente muchas veces se quedan documentos sin revisar o que no se encuentran, por el reproceso en la solicitud de información, lo que demora los desembolsos que en promedio el 57% de los créditos son desembolsados dentro de los primeros 15 días después de su aprobación, y un 43% de créditos quedan por desembolsar. Ocasionando disgusto en el constructor.
Tabla # 12 Créditos aprobados vs Desembolsados en los primeros 15 días
Autor: Estudiante del ProyectoFuente: Datos históricos Davivienda Mes Créditos aprobados en
comité 2010
Créditos desembolsados en los primeros 15 días después de su aprobación Relación Enero 10 7 70% Febrero 13 9 69% Marzo 26 12 46% Abril 21 10 48% Mayo 19 8 42% Junio 18 11 61% Julio 14 8 57% Agosto 21 12 57% Septiembre 29 11 38% Octubre 20 10 50% Noviembre 19 9 47% Diciembre 17 5 29% TOTAL 227 112.0 49%
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OM 7.
El consumo de papel es excesivo a lo largo del procesoConsumo de papel excesivo Metodo Tecnologia G. Humana Retrabajo
No hay conciencia por el medio ambiente Se imprime por costumbre
Falta de carpetas compartidas en la red
Se evidencia por escrito toda actividad del proceso
Todo avance se imprime
Falta de capacitación
Autor: Estudiante del Proyecto
Se consume en promedio media resma de papel por crédito, esto afecta a los costos de la organización, anualmente se gasta $1.782.000 en papel y un solo árbol produce aproximadamente 333 hojas blancas de papel56 estamos hablando que una resma tiene
500 hojas por lo tanto se requieren 116 árboles anuales para la aprobación de los créditos Por lo tanto no se está contribuyendo al cuidado del medio ambiente.
Tabla # 13 Consumo de resmas por créditos aprobados
Autor: Estudiante del ProyectoFuente: Datos históricos Davivienda El precio de la resma incluye las hojas con el logo de Davivienda.
56 http://www.elbuenusodelpapel.info.html
Mes Créditos aprobados en comité 2010 Consumo de resmas precio x resma $18000 Enero 10 5 90,000 Febrero 13 6.5 117,000 Marzo 26 13 234,000 Abril 21 10.5 189,000 Mayo 19 9.5 171,000 Junio 18 9 162,000 Julio 14 7 126,000 Agosto 21 10.5 189,000 Septiembre 29 14.5 261,000 Octubre 20 10 180,000 Noviembre 19 9.5 171,000 Diciembre 17 8.5 153,000 TOTAL 227 113.5 2,043,000
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8.3 DIAGRAMA DE PARETO
Tabla # 14 Calificación oportunidades de mejora
Autor: Estudiante del ProyectoFuente: Davivienda Gráfico # 6 Pareto oportunidades de Mejora
Autor: Estudiante del Proyecto Fuente: Davivienda OPORTUNIDADES DE MEJORA CALIFICACIÓN FRECUEN-CIA
RELATIVA
FRECUENCIA