Proposition 3: The concept that an organisation will affect the acceptance of

La implementación de BPM involucra la integración de la estrategia, los procesos y la tecnología de una empresa para generar valor al negocio. A diferencia de los modelos de gestión anteriores, BPM se concentra en la articulación de las iniciativas estratégicas con los procesos de negocio, apalancados en estándares tecnológicos que facilitan su despliegue alineado en las operaciones diarias de la organización

En la práctica la implantación de esta disciplina de mejoramiento requiere por parte de la empresa, una dosis de pensamiento en procesos de negocio y la utilización de tecnologías de Información centradas en procesos.

Pensar en procesos de negocio significa que las acciones de cambio que se ejercen sobre el proceso, son evaluadas y planeadas teniendo en cuenta las diferentes dimensiones que juegan en la dinámica del mismo. Esto quiere decir que el proceso se evalúa revisando las actividades que se llevan a cabo, buscando eliminar aquellas que no adicionan valor e identificando las políticas y reglas de negocio.

De igual manera se examinan los trabajos y roles que la empresa destina a la realización del proceso, con el fin de gestionar las barreras culturales, paradigmas, conocimientos y competencias requeridas para su realización. De igual manera se analiza la estructura de la organización, con el fin de coordinar las diferentes áreas, jerarquías y dependencias. Las condiciones físicas ejercen especial influencia sobre determinados procesos, ya que las condiciones ambientales y geográficas pueden determinar mejoras o reducciones en la generación de valor en determinada actividad del negocio.36

Procesos gerenciales, operativos y de apoyo

Los procesos gerenciales son procesos que se realizan para brindar dirección a toda la organización, para establecer su estrategia corporativa y darle un carácter único. Estos procesos son responsabilidad de la ata gerencia y se ejecutan con su guía y liderazgo. Los procesos de apoyo o soporte tienen que ver con la infraestructura de la organización, desarrollo del capital humano con que cuenta, desarrollo tecnológico, adquisición, sistemas de comunicación e información, entre otros. Uno de los pilares de la filosofía gerencial de la calidad total es el mejoramiento, donde se busca la manera de hacer mejor nuestro trabajo, todo trabajo es un proceso, y elevar nuestra capacidad para entregar mejores bienes y servicios a nuestros clientes con el fin de satisfacer sus necesidades y expectativas.37

http://www.club-bpm.com/DocumentosTecnicos.htm

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Gerencia de procesos38

La confusión común entre unidades organizaciones y procesos surge porque el paradigma predominante en las organizaciones es el del organigrama donde las líneas de responsabilidad autoridad y relaciones entre las personas están dibujadas y los colaboradores están acostumbrados a las denominaciones de vicepresidencia, gerencia, dirección o departamento equis, pero no están establecidos ni dibujados los procesos. Las unidades organizacionales tienen nombres muy definidos pero los procesos no. Es así como los procesos aparecen fragmentados, muchas veces invisibles por la estructura organizacional y, lo que es más grave, los procesos tienden a no tener gerencia, ya que la alta gerencia responsabiliza a los gerentes por rendir cuentas de un área o departamento en particular, pero no se asigna la responsabilidad por el trabajo completo, esto es, por el proceso.

Cualquier proceso tiene razón de ser en la medida que le agregue valor a los ojos de quien demanda el producto del mismo. Si un proceso no tiene usuarios, consumidores, clientes que utilicen las salidas entregadas por este, es un proceso cuya existencia no tiene sentido y debe desaparecer, ya que no agrega valor ni es necesario, son actividades y resultados muy costosos para cualquier tipo de organización

Un modelo para la gerencia de procesos39

La gerencia de procesos no es otra cosa distinta que establecer metas y llevar al equipo humano bajo el liderazgo de un gerente a que las logre, mediante la ejecución de un plan de acción enfocado en el mejoramiento de los procesos bajo su autoridad y responsabilidad.

La autoridad de un gerente es ejercida sobre su proceso, es decir, sobre todos los medios que tiene a disposición para realizar su gestión. Estos medios son las 8M –gerencia, métodos, personas, medio ambiente, máquinas y equipos, dinero, mediciones, materiales- que conforman un sistema de causas interrelacionadas para transformar entradas en resultados dentro de un proceso.

En consecuencia, ningún gerente puede ser responsable de los resultados entregados por sus procesos si no posee la autoridad necesaria sobre los medios, es decir, sobre los factores que constituyen el proceso para alcanzar el resultado.

Principios de la gerencia de procesos40

Los siguientes ocho principios han probado ser valederos para implantar la mentalidad de gerencia de procesos en una organización. Estos principios son un conjunto sistémico, es decir, están relacionados unos con otros, la ausencia de alguno de ellos tiene efectos negativos en la efectividad de este enfoque gerencial.

38_{Gerencia Por Procesos de, NAVARRETE Hernando M, Bogotá. Alfaomega grupo editor, S.A.} 39_Ibid.

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1. Establecer la propiedad:

La gerencia debe asignar la propiedad del proceso, esto es, quien es el dueño, la persona dentro de la organización que debe responsabilizarse por todo lo que suceda con el proceso y rendir cuentas de la gestión ante la dirección.

2. Verificar y describir el propósito del proceso:

Se debe tener absoluta claridad sobre el tipo de proceso, su interacción con otros procesos, su razón de ser, el porqué y el para qué de su existencia.

3. Definir el proceso, sus límites e interfaces:

El proceso debe estar definido en términos de tipo de proceso, sus puntos de iniciación y terminación, de manera tal que exista un entendimiento común entre todas las personas involucradas.

4. Organizar y capacitar al equipo de mejoramiento del proceso:

El dueño del proceso debe conformar el equipo humano que le mejorará sistemáticamente, con indicación clara del papel que juega cada integrante y las reglas de juego de su operación.

5. Documentar el proceso:

Es preciso tener documentado el proceso, lo que significa tener un mapa o flujo del mismo, identificación precisa de sus entradas y salidas, proveedores y clientes, actividades realizadas, definiciones operacionales de los términos utilizados en ese proceso.

6. Establezca puntos de control:

De acuerdo con la descripción y documentación del proceso, es importante establecer puntos de control en las entradas y salidas, actividades realizadas y salidas del proceso con el objeto de servir de base para la medición de los indicadores.

7. Defina los indicadores

Establezca indicadores, datos cuantitativos, que permitan medir el desempeño de los resultados y actividades del proceso, con el fin de medir la eficacia y la eficiencia del mismo.

8. Mejore el proceso

El ciclo de mejoramiento tiene principio pero no fin. Por tanto, los procesos son dinámicos en el tiempo y lo que hoy es competitivo, funciona y es satisfactorio para el cliente, mañana no lo es. Por tanto, el mejoramiento es un proceso en sí mismo.

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6.2 ESTUDIO DEL TRABAJO