กระบวนการงานอาคารสถานท

(1)

คู่มือการปฏิบัติงาน

กระบวนการงานอาคารสถานที่

กรมพัฒนาที่ดิน

แก้ไขครั้งที่

00 วันที่บังคับใช้

สิงหาคม

2553

(2)

สารบัญ

1. วัตถุประสงค 1 2. ผังกระบวนการทํางาน 1 3. ขอบเขต 2 4. ความรับผิดชอบ 2 5. คําจํากัดความ 2 6. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน 3 7. กฎหมาย มาตรฐาน และเอกสารที่เกี่ยวของ 5 8. การจัดเก็บและเขาถึงเอกสาร 6 9. ระบบการติดตามและประเมินผล 6

(3)

กระบวนการงานอาคารสถานที่

1. วัตถุประสงค 1.1 เพื่อควบคุมกระบวนการงานอาคารสถานที่ ใหเปนไปตามแนวทางปฏิบัติรวมกันกับ หนวยงานที่เกี่ยวของ 1.2 เพื่อใชเปนแนวทางในการบริหารจัดการงานอาคารสถานที่ของหนวยงานสังกัดกรมพัฒนาที่ดิน 2. ผังกระบวนการทํางาน

(4)

-2 -3. ขอบเขต ค ร อ บ ค ลุม ถึง ก า ร ซอ ม บํา รุง รัก ษ า อ า ค า ร ส ถ า น ที่ ก า ร ซอ ม แ ซ ม ส า ธ า ร ณูป โ ภ ค ก า ร บํารุงรักษาภูมิทัศน และสิ่งแวดลอม การดูแลความปลอดภัยและการจราจร และการดูแลการ ใชพื้นที่เพื่อกิจกรรมอื่นและการกอสรางของหนวยงานกรมพัฒนาที่ดิน 4. ความรับผิดชอบ 4.1 เลขานุการกรม มีหนาที่อนุมัติงานทุกประเภทที่ตองใชเงินงบประมาณ ภายในวงเงินไมเกินตามคําสั่งกรมพัฒนาที่ดิน เรื่องมอบ อํานาจใหปฏิบัติราชการแทนอธิบดีกรมพัฒนาที่ดิน 4.2 หัวหนาฝายชวยอํานวยการ มีหนาที่กลั่นกรอง วิเคราะห ตรวจสอบ และสั่งการให และประสานราชการ ดําเนินการงานทุกประเภท เวนแตงานที่เกี่ยวของกับการ พิจารณาดานวิศวกรรม 4.3 หัวหนางานรักษาความปลอดภัย มีหนาที่ปฏิบัติตามสัญญาจางที่ลงนามไวกับ และการจราจร กรมพัฒนาที่ดิน และปฏิบัติตามมาตรการรักษาความ ปลอดภัย และจราจรตามที่กรมพัฒนาที่ดินประกาศใช หรือมอบหมายใหปฏิบัติเปนกรณี 4.4 เจาหนาที่ฝายชวยอํานวยการและ ประสานราชการ ประกอบดวย 4.4.1 เจาหนาที่ธุรการ มีหนาที่รับเรื่อง และตรวจสอบความถูกตองของเรื่อง 4.4.2 เจาหนาที่ปฏิบัติ มีหนาที่ปฏิบัติงานดานสนาม การตกแตงภูมิทัศน การซอมบํารุงรักษาสาธารณูปโภค การดูแลรักษา สิ่งแวดลอม การตรวจความชํารุด และซอมแซมอาคาร ที่ทํางานหนวยงานภายในกรมพัฒนาที่ดิน 5. คําจํากัดความ 5.1 อาคารสถานที่ หมายถึง สิ่งปลูกสรางถาวร วัสดุอุปกรณที่ติดตั้งทั้งภายในและภายนอก อาคาร และบริเวณโดยรอบ เชน อาคาร ถนน ที่จอดรถ ตนไม และสนามหญาเปนตน 5.2 สาธารณูปโภค หมายถึงระบบไฟฟา ประปา โทรศัพท 5.3 ภูมิทัศน หมายถึง ภาพรวมของกรมพัฒนาที่ดินที่ผูพบเห็นรับรูทางสายตาในระยะหาง ประกอบดวย รูปทรงของพื้นดิน ตนไม อาคาร โดยรวมมีลักษณะการออกแบบเหมาะสม กับการใชประโยชน 5.4 สิ่งแวดลอม หมายถึง ทุกสิ่งที่อยูรอบบริเวณกรมพัฒนาที่ดินไดแก อาคาร ตนไม ฯลฯ 5.5 การรักษาความปลอดภัย หมายถึง บรรดามาตรการที่กําหนดขึ้นตลอดจนการดําเนินการ ทั้งปวงเพื่อพิทักษรักษาและคุมครองปองกันบุคคลและทรัพยสินของราชการใหรอดพน จากภัยอันตรายตางๆที่อาจเกิดขึ้น

(5)

-3 -6. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน 6.1 รับเรื่อง 6.1.1เจาหนาที่ธุรการ ฝายชวยอํานวยการและประสานราชการ สํานักงานเลขานุการกรม รับเรื่องจากหนวยงานภายใน/ภายนอก ตรวจสอบเรื่องสงถูกตองหรือไม 6.1.2 ลงทะเบียนรับเรื่อง 6.2 ตรวจสอบประเภทงาน 6.2.1 เจาหนาที่ธุรการตรวจสอบหนังสือ/เอกสาร(ถามี)ครบถวนหรือไม กรณีไม ครบถวนตองติดตามทวงงานเพื่อนําประกอบการพิจารณา 6.2.2 เกษียนหนังสือสงงานที่เกี่ยวของ 6.3 พิจารณาแยกประเภทงาน 6.3.1 พิจารณางานซอมบํารุงรักษาอาคารสถานที่ 6.3.1.1 หัวหนางานอาคารสถานที่ รับเรื่องขอความอนุเคราะหซอม (0800-xxx-yyy)แลวพิจารณาเอกสารและจัดลําดับความสําคัญการสงซอมดังนี้ 1) กรณีเรงดวนกอใหเกิดอันตรายตอเจาหนาที่ หัวหนางานอาคารสถานที่ สั่งเจาหนาที่ดําเนินการ ก. กรณีสามารถซอมเองได สอบถามเจาหนาที่พัสดุวามีวัสดุอุปกรณ ในการซอมหรือไม - กรณีมีวัสดุ อุปกรณพรอม เบิกวัสดุจากงานพัสดุ ดําเนินการทันที - กรณีไมมีวัสดุ เจาหนาที่ปฏิบัติงานอาคารสถานที่ เขียนบันทึก ขอความเรื่อง/ขอซื้อ/จางทําของ/จางซอม (0801.03 / xxx ) สงใหเจาหนาที่พัสดุเพื่อดําเนินการจัดหาและสงมอบวัสดุให เจาหนาที่งานอาคารสถานที่ดําเนินการทันที ข. กรณีไมสามารถซอมเองได - ดานสาธารณูปโภค หัวหนางานอาคารสถานที่ดําเนินการแจง หนวยงานที่เกี่ยวของทันที - ดานอาคารสถานที่ เจาหนาที่งานอาคารสถานที่เขียนบันทึก ขอความเรื่อง ขอซื้อ/จางทําของ/จางซอม สงใหเจาหนาที่พัสดุ ดําเนินการตอไป 2) กรณีปกติดําเนินการตามลําดับของการขอความอนุเคราะหซอมขอก.และข. 6.3.2 พิจารณางานบํารุงรักษาอาคารสถานที่และสาธารณูปโภค 6.3.2.1 หัวหนางานจัดทําแผนการบํารุงรักษาอาคารสถานที่ 6.3.2.2 ผูรับผิดชอบดําเนินการตามแผน 1) เมื่อพบปญหาใหแจงหัวหนางานอาคารสถานที่เพื่อสั่งใหดําเนินการซอม บํารุงรักษาตามแผน 2) เจาหนาที่งานอาคารสถานที่กํากับควบคุมการบํารุงรักษาตนไมสนามหญา และงานทําคามสะอาดอาคารใหเปนไปตามเงื่อนไขในสัญญา

(6)

-4 3) ผูรับผิดชอบบันทึกผลการดําเนินงานตามแผน 6.3.3 พิจารณาดูแลบํารุงรักษาภูมิทัศน และสิ่งแวดลอม 6.3.3.1 หัวหนางานจัดทําแผนการบํารุงรักษาอาคารสถานที่ 6.3.3.2 ผูรับผิดชอบดําเนินการ 1) เมื่อพบปญหาใหแจงหัวหนางานอาคารสถานที่เพื่อสั่งใหดําเนินการดูแล รักษาตามแผน 2) เจาหนาที่งานอาคารสถานที่ ติดตามกํากับควบคุมการจัดเก็บขยะ การขุด ลอกทอระบายน้ําสิ่งปฏิกูลรวมทั้งการควบคุมกํากับดูแลโครงการแปลง ขยะเปนทองในสวนเกี่ยวของกับหนาที่ทั้งนี้ใหทบทวนเงื่อนไขในสัญญา หรือขอตกลงตางๆเพื่อเพิ่มการควบคุมกํากับใหเกิดสภาวะแวดลอมที่ดีใน การปฏิบัติงาน 6.3.3.3 ผูรับผิดชอบบันทึกผลการดําเนินงานตามแผน 6.3.4 พิจารณาดูแลความปลอดภัยและการจราจร 6.3.4.1 ความปลอดภัยทรัพยสินของทางราชการ 1) หัวหนางานอาคารสถานที่รับทราบคําสั่งเรื่องใหเจาหนาที่อยูเวรรักษาการณ จากการแจงเวียนคําสั่งและบันทึกการอยูปฏิบัติราชการนอกเวลาทําการปกติ 2) หัวหนางานอาคารสถานที่ แจงให รปภ. ทราบและอํานวยความสะดวกใน การเปดลิฟท-ไฟฟา 3) หัวหนาฝายชวยอํานวยการและประสานราชการ ติดตามกํากับควบคุม การรักษาความปลอดภัยใหเปนไปตามเงื่อนไขในสัญญาจาง 4) การเฝาระวังและปองกันอัคคีภัยจะดําเนินการอบรมใหความรูแกเจาหนาที่ ทุกคนของกรมพัฒนาที่ดิน(สวนกลาง) เมื่อกระทําได 5) กรณีเกิดเหตุการณไมปกติที่ไมสามารถระงับเหตุได แจงหนวยงานที่ เกี่ยวของเชนเหตุดวนเหตุราย แจง191 6.3.4.2 การจราจร 1) เจาหนาที่งานอาคารสถานที่ควบคุมกํากับดูแลการจัดทําผังการจอดรถ สําหรับผูบริหารผูอํานวยการเจาหนาที่ทั่วไปและรถยนตของทางราชการ 2) มอบหมายรปภ. ดําเนินการอนุญาตผานเขา– ออก และกํากับการจอดรถ สําหรับบุคคลในขอ1 3) ผูรับผิดชอบบันทึกผลการดําเนินงาน 6.3.5 พิจารณาดูแลการใชพื้นที่เพื่อการอื่นๆและกอสรางอาคาร 6.3.5.1 เจาหนาที่งานอาคารสถานที่พิจารณาการขออนุญาตการใชสถานที่ โดย จัดพื้นที่ใหเหมาะสมกับกิจกรรม กรณีเปนบุคคลภายนอกตองไดรับการ อนุญาตกอน หรือขออนุญาตเขากรม (0801.03 / xxx) 6.3.5.2 เจาหนาที่งานอาคารสถานที่พิจารณาเศษวัสดุที่จะกองไวเพื่อการ กอสรางใหเปนระเบียบ

(7)

-5 6.4 กลั่นกรอง วิเคราะห ตรวจสอบ 6.4.1 หัวหนาฝายชวยอํานวยการ กลั่นกรอง วิเคราะห ตรวจสอบ ประเภทงานในขอ 6.3 เพื่อสั่งการใหดําเนินการ 6.4.2 หัวหนาฝายชวยอํานวยการ กลั่นกรอง วิเคราะห ตรวจสอบ ประเภทงานในขอ 6.3 กรณีที่เปนอํานาจหนาที่ที่เลขานุการกรมสั่งการใหเสนอเพื่ออนุมัติ 6.5 พิจารณาอนุมัติ 6.5.1 เลขานุการกรมพิจารณาการอนุมัติใหดําเนินการตามที่ฝายชวยอํานวยการนําเสนอ 6.5.2 สงกลับใหฝายชวยอํานวยการดําเนินการตอไป 6.6 ดําเนินการ 6.6.1 เจาหนาที่งานอาคารสถานที่เมื่อไดรับหนังสือบันทึกการสั่งการแลวใหดําเนินตาม ประเภทงานในขอ6.3 6.6.2 เมื่อดําเนินการเสร็จแลวใหสงบันทึกรายงานงานผลการปฏิบัติงาน 6.7 เก็บรวมรวมผลงาน 6.7.1 เจาหนาที่ธุรการฝายชวยอํานวยการเก็บรวบรวมผลงานเมื่องานนั้นไดดําเนินการเสร็จแลว 6.7.2 สรุปผลงานประจําปเสนอผูบังคับบัญชา 6.8 จัดทําแผนงานปตอไป 6.8.1 หัวหนาฝายชวยอํานวยการและประสานราชการจัดทํารายงานการปฏิบัติงานประจําป 6.8.2 หัวหนาฝายชวยอํานวยการและประสานราชการจัดทําแผนการดําเนินงานประจําป งบประมาณถัดไป เพื่อใชเปนประกอบในการจัดสรรงบประมาณ 7.ขอกําหนดที่เกี่ยวของ 7.1 ระเบียบวาดวยการรักษาความปลอดภัยแหงชาติ พ.ศ.2517 7.2 คําสั่งกรมพัฒนาที่ดิน 7.2.1 ที่935 / 2551 เรื่องมาตรการรักษาความปลอดภัยสถานที่ราชการและทรัพยสินของราชการ 7.2.2 ที่236 / 2553 เรื่องการอยูเวรรักษาการณประจําสถานที่ราชการ 7.3 มาตรฐาน 5 ส

(8)

-6 -8. การจัดเก็บและการเขาถึงเอกสาร 8.1 การจัดเก็บ ชื่อเอกสาร สถานที่เก็บ ผูรับผิดชอบ การจัดเก็บ ระยะเวลา 1.บันทึกขอความเรื่อง ขอความอนุเคราะห ซอม ฝายชวยอํานวยการ และประสานราชการ เจาหนาที่ ธุรการ แฟม 5 ป 2.บันทึกขอความเรื่อง ขอซื้อ/จางทําของ/ จางซอม ฝายสารบรรณ เจาหนาที่พัสดุ แฟม 5 ป 3.หนังสือขอใช สถานที่/ขอเขา ปฏิบัติงาน ฝายชวยอํานวยการ และประสานราชการ เจาหนาที่ ธุรการฝาย แฟม 5 ป 4.บันทึกแจงการอยู ปฏิบัติงานลวงเวลา ฝายชวยอํานวยการ และประสานราชการ เจาหนาที่ ธุรการฝาย แฟม 5 ป 5.แบบฟอรมการขอ อนุญาตนําของออก นอกสถานที่ ฝายชวยอํานวยการ และประสานราชการ เจาหนาที่ ธุรการฝาย แฟม 5 ป 8.2 ผูมีสิทธิเขาถึงเอกสาร เอกสารลําดับที่ 1-5 ผูมีสิทธิ์ หัวหนาฝายชวยอํานวยการและประสานราชการ เอกสารลําดับที่ 1 ผูมีสิทธิ์ เจาหนาที่ธุรการฝาย เอกสารลําดับที่ 3-5 ผูมีสิทธิ์ เจาหนาที่งานอาคารสถานที่ และ รปภ. 9. ระบบการติดตามและประเมินผล 9.1 ตัวชี้วัด : ระดับความพึงพอใจของการซอมอาคารสถานที่ รอยละ 80 ระดับความพึงพอใจของงานบํารุงรักษาอาคารสถานที่และสาธารณูปโภครอยละ 80 ระดับความพึงพอใจของการดูแลบํารุงรักษาภูมิทัศนและสิ่งแวดลอม รอยละ 80 ระดับความพึงพอใจของการดูแลรักษาความปลอดภัยและการจราจรรอยละ 80 ระดับความพึงพอใจของการดูแลการใชพื้นที่เพื่อการอื่นๆและกอสรางอาคารรอยละ 80 9.2 เกณฑ : รอยละ 60 มีคาเทากับ 1 รอยละ 70 มีคาเทากับ 2 รอยละ 80 มีคาเทากับ 3 รอยละ 85 มีคาเทากับ 4 รอยละ 90 มีคาเทากับ 5

(9)

-7 -9.3 กลวิธี 9.3.1 แบบสํารวจความพึงพอใจ/การสัมภาษณโดยใชกลุมตัวอยาง 9.3.1.1 ระดับผูบริหาร จํานวน 10 คน 9.3.1.2 ระดับผูปฏิบัติการ จํานวน 300 คนขึ้นไป 9.3.2การสังเกตการณจากผูรับบริการหรือผูไดรับผลกระทบ