4.2 Representations for Task Modeling
4.2.1 Common representations
Este proyecto de investigación adoptó la modalidad paradigmática mixta cuali-cuantitativa, con predominio de la modalidad cuantitativa, porque permitió analizar la información obtenida y la interpretación mediante datos estadísticos, así como también el uso de técnicas e instrumentos para validarlos a través de cifras numéricas. Y cualitativo porque se enfocó a realizar un análisis de las diferentes teorías y aportes bibliográficos importantes para la
32
investigación, también se utilizó la recolección de datos sin medición numérica para descubrir preguntas en el proceso de interpretación.
2.2.2 Tipos de investigación.
A continuación, se detallan los tipos de investigación que se aplicaron en el estudio:
2.2.2.1 De Campo
Este tipo fue el más completo de todos, ya que consistió en recopilar información y evidencias al acceder a la empresa “Ramos López Marcelo Alonso”. Se efectuó el trabajo de campo utilizando la encuesta, entrevista y observación directa, que permitió verificar la problemática anteriormente plantada.
2.2.2.2 Bibliográfica
La investigación bibliográfica fue una introducción a cualquiera de los otros, ya que consistió en la revisión, recopilación, organización, y valoración de información teórica sobre el examen especial, auditoría financiera, inventarios e información financiera en libros, revistas, artículos, informes escritos, documentos y archivos disponibles.
2.2.2.3 Descriptiva
La descripción se llevó a cabo al momento de analizar el problema, permitiendo narrar todas las características, hechos y circunstancias ocurridas en los procedimientos relacionados al componente inventarios de la empresa, para dar las posibles alternativas enfocadas a la solución de mejoramiento de la información en la empresa.
2.2.2.4 Exploratoria
La investigación exploratoria se utilizó por lo que el tema analizado es poco conocido, ha sido poco o nada estudiado, porque el punto de partida para realizar el estudio es de mayor profundidad por el nivel de desconocimiento.
33
2.2.3 Población y muestra.
2.2.3.1 Población
La población que se consideró para el levantamiento de información, está compuesta por todo el personal administrativo y operativo en general, aclarando que la empresa cuenta solamente con nueve empleados afiliados al sistema del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social y con los servicios profesionales de una Contadora Externa.
Tabla 1 Población DESCRIPCIÓN CANTIDAD Gerente- Propietario 1 Contadora Externa 1 Asistente contable 2 Secretarias 2 Vendedores 4 TOTAL 10
Fuente: Empresa “Ramos López Marcelo Alonso” Elaborado por: Quiñonez Barreto Yajaira
2.2.3.2 Muestra
No se recurre a la utilización de la fórmula del muestreo, considerando que está no cumple con el número mínimo reglamentario en una investigación, por tal motivo se tomó la totalidad de la población.
2.2.4 Métodos de investigación.
Los métodos más acordes al proceso investigativo se detallan a continuación:
2.2.4.1 Inductivo-Deductivo
La inducción-deducción permitió realizar un análisis ordenado y coherente, llegando a determinar los problemas existentes en el componente inventarios dentro de la empresa, para luego interpretar y llegar a conclusiones generales del problema investigado. Este método se utilizó para plantear las causas y efectos del tema de estudio.
34
2.2.4.2 Histórico- Lógico
Este método nos sirvió para revelar la historia, conexiones fundamentales y comparar las situaciones pasadas de la empresa “Ramos López Marcelo Alonso” con las situaciones actuales, para conocer la evolución y desarrollo del fenómeno de investigación.
2.2.4.3 Analítico- Sintético
Método por medio del cual se llegó a la verdad de las cosas; primero se separaron los elementos que intervinieron en la realización del fenómeno estudiado, luego se procedió a la revisión y análisis ordenado de cada uno de los elementos por separado, para posteriormente reunir los elementos que tienen relación lógica entre.
2.2.5 Técnicas de la investigación.
En el presente estudio se utilizó las técnicas que a continuación se detallan:
2.2.5.1 Entrevista
La entrevista fue la recopilación de información que se realizó mediante una conversación profesional en forma directa, cara a cara y a través de un medio de captura de datos al Gerente de la empresa, dicha información será tratada en forma cualitativa.
2.2.5.2 Encuesta
La encuesta fue aplicada a todo el personal de la empresa, consistió en un listado de preguntas que estuvieron fuertemente estructuradas, con la finalidad de recabar información real y valedera que sirvió de verificación para el problema planteado.
2.2.5.3 Observación
Esta técnica permitió tener una mejor expectativa del funcionamiento de la empresa, observar cada uno de sus procesos y determinar cuáles son las falencias o debilidades en cuanto a su sistema de control, para así poder aportar para su erradicación.
35
2.2.6 Instrumentos de la investigación.
2.2.6.1 Guía de entrevista.
Este instrumento se aplicó en la técnica de la entrevista la cual permitió obtener información a través del dialogo con el gerente general y la contadora de la empresa.
2.2.6.2 Cuestionario
Este instrumento se aplicó a la totalidad del personal que labora en la empresa, el cuestionario contuvo un esquema de preguntas orientadas a tener información de la investigación realizada.
2.2.6.3 Guía de observación
Este documento permitió encausar la acción de observar ciertos fenómenos. Esta guía, se estructuró a través de columnas que favorecen la organización de los datos recogidos.
2.2.7 Interpretación de resultados.
En la presente sección se procedió a la tabulación de la encuesta y al análisis de las entrevistas realizadas al gerente-propietario y a la contadora de la empresa.
2.2.7.1 Entrevista aplicada al Gerente
Entrevista aplicada al Gerente
PREGUNTA RESPUESTA
1.- ¿Es usted una persona obligada a llevar contabilidad, y cuál es la actividad que realiza su empresa?
R.- Si, somos una empresa obligada a llevar contabilidad, dedicada a la venta al por menor de llantas de vehículos automotores.
2.- ¿Cuáles son las dificultades o problemas que existen en su empresa?
R.- Si, tenemos problemas con los inventarios, mala organización, falta de tomas físicas, entre otros, que nos dificultan tener información real. 3.- ¿La empresa cuenta con un contador externo? R.- Contamos con los servicios de una contadora
externa, que nos visita una vez por semana. 4.- ¿La empresa ha realizado auditorías en los últimos
tres años?
R.- No, auditorías no hemos aplicado en la empresa. En el año 2013 se aplicó un plan estratégico financiero.
36
5.- ¿Se obtiene de manera periódica y oportuna información financiera de la empresa, como los estados financieros?
R.- Tenemos dificultades por no contar con la contadora interna, pero los estados financieros son trimestrales.
6.- ¿Confía usted en la información presentada en los estados financieros?
R.- En parte sí, pero por las dificultades antes mencionadas tenemos varias inquietudes. 7.- ¿La empresa cuenta con políticas contables
definidas, en especial para los inventarios?
R.- No, solo se procura cumplir con los objetivos del departamento contable y se maneja varias reglas verbales.
8.- ¿La empresa dispone de documentos internos para el control eficiente de los inventarios? Y los mismos se encuentran actualizados?
R.- Contamos con varios, pero no todos se los utiliza frecuentemente, por ende, unos están desactualizados.
9.- ¿Los inventarios de la empresa se encuentran debidamente ordenados y codificados para su fácil acceso?
R.- Por cuestión tiempo y descuido del bodeguero no están totalmente codificados.
10.- ¿Se realizan constataciones físicas de los inventarios que mantiene la empresa? Y ¿Cada que tiempo?
R- Sí, se las realiza anualmente.
11.- ¿Conoce usted la rotación de inventarios? R.- No, como no aplicamos análisis financiero desconocemos las rotaciones exactas.
12.- ¿Estaría de acuerdo y prestaría todas las facilidades para que se aplique un examen especial de auditoría financiera al componente inventarios y con ello mejore la información económica de la empresa?
R.- Claro, la aplicación de una auditoría financiera será de gran ayuda a mi empresa, me ayudará a identificar los puntos débiles y con las recomendaciones se podrá mejorar.
Figura 6 Entrevista aplicada al Gerente
Fuente: Empresa “Ramos López Marcelo Alonso” Elaborado por: Quiñonez Barreto Yajaira
2.2.7.2 Entrevista aplicada a la Contadora
Entrevista aplicada a la Contadora
PREGUNTA RESPUESTA
1.- ¿Es usted contadora externa de la empresa “Ramos López Marcelo Alonso”?
R.- Sí, soy la contadora de la empresa “Ramos López Marcelo Alonso”.
2.- ¿Entrega estados financieros mensuales a la empresa “Ramos López Marcelo Alonso”, con sus respectivos análisis?
R.- No, los estados financieros se los genera trimestralmente.
3.- ¿Los documentos que respaldan la información contable están correctamente controlados, archivados y actualizados?
R.- En su mayoría sí, pero tenemos documentos que hace falta actualizar.
4.- ¿Ayuda a cumplir oportunamente las obligaciones de la empresa con los organismos de control?
R.- Sí, siempre y cuando la empresa me proporcione a tiempo la información que se requiere para dichos cumplimientos.
37
5.- ¿A su criterio y experiencia en la empresa, cual es la cuenta con mayor problemática? ¿Y porque?
R.- El componente inventarios, principalmente es por la falta de constataciones físicas y diferencias en el sistema contable.
6.- ¿Conoce usted si la empresa cuenta con políticas contables para el control de los inventarios?
R.- No se dispone de políticas específicas, solo se cumple con los objetivos contables.
7.- ¿Con que periodicidad se realizan constataciones físicas de los inventarios?
R.- La empresa las realiza anualmente.
8.- ¿Conoce o posee un registro de los productos de mayor rotación en la empresa?
R.- No, esos datos los tiene la empresa, el encargado de bodega y compras.
9.- ¿Ha realizado auditorías financieras en la empresa? R- Si, después de las constataciones físicas se los realiza.
10.- ¿Otorgaría las facilidades necesarias para aplicar el examen especial de auditoría financiera y con ello mejorar la información financiera de la empresa?
R.- Por supuesto que sí, un examen especial a la cuenta inventarios sería muy beneficioso para la empresa.
Figura 7 Entrevista aplicada a la Contadora Fuente: Empresa “Ramos López Marcelo Alonso” Elaborado por: Quiñonez Barreto Yajaira
2.2.7.3 Encuesta aplicada al personal de la empresa
Tabla 2 Encuesta aplicada al personal de la empresa
N° PREGUNTA RESPUESTAS % TOTAL ANÁLISIS
SI NO SI NO
1
¿Conoce Usted las políticas y procedimientos a seguir para el manejo de los inventarios?
0 8 0% 100% 8
La totalidad del personal encuestado no conoce las políticas y procedimientos a seguir para el manejo de los inventarios.
2
¿Considera Ud. que el stock de mercancías de la empresa es el correcto?
3 5 38% 63% 8
La mayoría de los encuestados señalan que el stock de mercancías de la empresa no es el correcto.
3
¿El inventario de la empresa se encuentra correctamente ordenado y codificado para su fácil acceso?
2 6 25% 75% 8
La mayor parte de los encuestados indican que el inventario no se encuentra bien ordenado y codificado para su fácil acceso.
4
¿Existen documentos y registros constantes para el manejo de inventarios?
2 6 25% 75% 8
La mayoría de los encuestados comentan que no existen registros constantes para el manejo de inventarios.
5
¿Se realiza constataciones físicas permanentes de inventarios?
0 8 0% 100% 8
La totalidad del personal asegura que la empresa no realiza constataciones físicas permanentes de inventarios.
6
¿Han existido diferencias de saldos entre el sistema contable y las constataciones físicas de inventarios?
8 0 100% 0% 8
La totalidad del personal mencionan que si ha existido diferencias de saldos entre el sistema contable y las constataciones físicas.
38
7 ¿Conoce cuáles son los
productos de mayor rotación? 2 6 25% 75% 8
La mayor parte de los encuestados declaran no conocer cuáles son los productos de mayor rotación.
8
¿El ingreso y salida de mercancías, es debidamente constatado con la factura?
6 2 75% 25% 8
La mayoría del personal indican que el ingreso y salida de mercancías si es debidamente constatado con la factura.
9
¿Los ingresos por venta de
mercancías son
oportunamente reportados a contabilidad?
2 6 25% 75% 8
La mayor parte de los encuestados señalan que los ingresos por venta de mercancías no son reportados a tiempo a contabilidad.
10
¿Otorgaría las facilidades necesarias para aplicar un examen especial de auditoría financiera al componente inventarios de la empresa?
8 0 100% 0% 8
La totalidad del personal otorgaría las facilidades necesarias para aplicar un examen especial de auditoría financiera al componente inventarios de la empresa. Fuente: Empresa “Ramos López Marcelo Alonso”
Elaborado por: Quiñonez Barreto Yajaira