En la planificación preliminar se obtuvo y actualizó la información general de la empresa Lombeida Zapata Bertha Silvana como como: los antecedentes de la empresa, la misión y visión, objetivos generales y específicos, y demás que rigen en la empresa, el logotipo, eslogan y marca registrada, información sobre el sistema contable que utilizan, el organigrama estructural y pasional de la empresa, el plan de cuenta y los estados financieros del año 2014 y 2015, con el fin de identificar globalmente las condiciones existentes para la ejecución de la auditoría.
En la planificación especifica se definió la estrategia a seguir en el trabajo, el motivo, los objetivos y el alcance del examen con el propósito principal de evaluar el control interno, la calificación de los riesgos de la auditoría y seleccionar los procedimientos de auditoría que se aplicó al componente inventarios para luego ejecutarlos.
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Plan específico del examen especial de auditoría financiera al componente inventario en la empresa “Lombeida Zapata Bertha Silvana”, ciudad de Santo
Domingo, 2015. 1. Identificación de la empresa.
Razón social: Lombeida Zapata Bertha Silvana
Nombre comercial: pinturas el león.
Actividad Económica Principal: Venta al por menor de Pinturas, Barnices y Lacas.
Dirección matriz (establecimiento): Av. la Lorena S/N intersección Bahía de Caráquez; diagonal a la Iglesia de los Mormones.
Teléfono: 023794010 – 0997105150
Horario: Lunes a Viernes de 8:00 a 16:00 Ininterrumpidamente
2. Motivos del examen.
La Sra. Silvana Lombeida Zapata Gerente/Propietaria de la empresa Pinturas el León no conoce con exactitud si sus estados financieros y movimientos económicos se están efectuando de forma veraz, por lo cual autoriza por mediante del contrato celebrado el 02 de agosto 2016, la realización del Examen Especial al componente inventario, con el objeto de emitir una opinión sobre la confiabilidad y veracidad de la información financiera.
3. Objetivos del examen.
Determinar si los saldos del componente inventarios reflejados en los estados financieros son razonablemente correctos, ejercicio fiscal 2015.
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EMPRESA “LOMBEIDA ZAPATA BERTHA
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Evaluar el grado de cumplimiento del Control Interno, para comprobar la confiabilidad de la información generada.
Formular el informe del examen especial que contenga opinión, conclusiones y recomendaciones.
4. Alcance del examen.
El Examen Especial de Auditoría Financiera que se realizó en la empresa permitió examinar, valorar, analizar, revisar e interpretar al componente inventarios, con la finalidad de emitir un informe sobre la razonabilidad de los mismos. El periodo comprendido es del 1 de enero al 31 de diciembre del año 2015.
5. Base legal.
La base legal que rige la vida jurídica de la empresa es la siguiente:
Constitución de la República del Ecuador.
Ley de Seguridad Social.
Ley de Régimen Tributario Interno y sus Reglamentos de Aplicación.
Código de trabajo.
Código de Régimen Tributario Interno
6. Estructura orgánica.
A continuación se detalla la estructura orgánica de la empresa Lombeida Zapata Bertha Silvana
Elaborado por: VERM Fecha: 12-08-2016 Revisado por: JHAB Fecha: 15-08-2016
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Nivel Ejecutivo: Gerencia General.
Nivel Administrativo: Contabilidad.
Nivel Operativo: Vendedores
7. Objetivos de la empresa “Lombeida Zapata Bertha Silvana”
Posesionar nuestra marca “Color Fresh” en la región, suministrando a los clientes productos de alta calidad, que cumplan todos los requisitos y soluciones decorativas y revestimientos.
Conseguir la mayor cantidad de proveedores y a los más bajos costos.
Dar a conocer las nuevas líneas incorporadas en la empresa.
Contribuir al mejoramiento del medio ambiente.
Aumentar la capacitación técnica del personal para mejorar la generación de valor añadido de la empresa y la flexibilidad laboral.
8. Sistema de contable.
La empresa utiliza el sistema informático Micro System, el cual permite una interrelación en módulos integrados por lo que todos están conectados y los auxiliares de las cuentas son alimentados automáticamente por las transacciones operadas contablemente y a través de los módulos de compras y ventas respectivamente.
9. Principales políticas contables.
El registro de las transacciones del día se efectúa de forma manual en el sistema de contabilidad.
Elaborado por: VERM Fecha: 12-08-2016 Revisado por: JHAB Fecha: 15-08-2016
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El manejo contable básicamente se basa en el PCGA de Partida Doble
Las operaciones financieras como depósitos se los efectúa al día posterior dependiendo el movimiento del día; los cheques son girados al portador en ocasiones fechas posteriores o en convenio con el cliente.
10. Unidades responsables y/o competentes.
En la empresa el movimiento del componente inventarios está a cargo de la gerente quien firma y autoriza, mientras que el contador quien lleva la contabilidad, las asistentes contables quienes registra los documentos y los operarios de la empresa, a continuación los nombres respectivos:
Unidades responsables y/o competentes.
CARGO NOMBRES
Gerente Silvana Lombeida
Contador externo Wilson Medina
Asistentes contables Carmen Yarleque y Nereida Macias
Operarios
Robert Velez, Jose Luis Rivadeneira, Luis Zambrano, Edison Semblantes, Wilson Ronquillo, Darwin Quiñonez, Valeria Semblantes, Mariana Chalá, Dufer Quiñonez. Alberto Cañizares, Verónica Rueda y Ximena Martinez.
Figura 11 Unidades responsables y/o competentes. Fuente: Arens Alvin, Un enfoque a la auditoría integral Elaborado por: Rueda Mancilla Verónica
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11. Financiamiento.
En dólares de los Estados Unidos de Norteamérica.
Tabla 3 Identificación de la cuenta significativa.
1.1.3.1. INVENTARIOS $ 304,967.45 1.1.3.1.01 Inventario Matriz BOD.05 Lorena $ 140,649.47 1.1.3.1.02 Inventario GUADUAS BOD.15 $ 79,545.03 1.1.3.1.03 Inventario 5ESQ. BOD.10 $ 84,772.95
Fuente: Balance General 2015 de la empresa “Lombeida Zapata Bertha Silvana” Elaborado por: Rueda Mancilla Verónica
12. Grado de confiabilidad de la información.
El grado de confiabilidad de la información es de un 90% los documentos se encuentran ordenados cronológica y secuencialmente, pero falta documentos adicionales como órdenes de pedidos, ingresos de caja por cuentas por cobrar, egresos de caja por cuentas por pagar, no imprimen y archivan los respaldos para generar la integración de las cuentas.
Adquisiciones
La preparación de la pedida o la adquisición de los productos es autorizada por la gerente de la empresa, los cuales son solicitados según la demanda y promociones; estos son requeridos a los proveedores por la secretaria vía telefónica o correo; según sean los productos se e analizan diferentes cotizaciones. El proveedor procede a despachar los productos emitiendo una guía de remisión y/o la factura.
Al registrar la compra se verifican los costos, subtotal, IVA y total que estén correctos caso contrario se llama para pedir el cambio de factura.
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Si en la adquisición hay productos devueltos por que llegaron en mal estado se pide que emitan una nota de crédito o a su vez cambio por otros nuevos.
Recepción de los productos.
Los productos en su mayoría son reptados en el almacén principal por tener mayor amplitud en horarios de 8:00am a 16:00pm. Son recibidos por una persona disponible, con una guía de remisión en el cual constan los bultos de los productos o el detalle de los productos según sea el proveedor, Se verifica que la mercadería sea para la empresa, y se procede a descargar (en los casos que el producto venga en mal estado se procede a devolver al mismo trasporte y anotar en el documento en qué condiciones llego). Luego se hace llegar dichos documentos a contabilidad para su el cual tienen que contar firma del responsable, hora, fecha y bodega.
Distribución a las sucursales.
Se llama a las sucursales indicándoles que productos han llegado, para que puedan verificar si les hace falta el producto para la venta. Se anota en un cuaderno lo que se va a trasladar, posteriormente ingresar esa información al sistema y hacer la transferencia. Luego se cargar la mercadería para poderla distribuir.
Venta.
Las ventas en su mayoría son directas, el cliente hace la adquisición de lo que necesita en el almacén el cual es atendido por un vendedor resolviendo cualquier duda que tenga, ingresando los datos de los clientes y los productos para emitir el respectivo comprobante de venta. Existen ventas que son solicitadas vía telefónica a contabilidad estos son clientes como ferreterías o empresas que piden cotización. Cuando hay ventas a las afueras de la ciudad se emite una guía de remisión.
Elaborado por: VERM Fecha: 12-08-2016 Revisado por: JHAB Fecha: 15-08-2016
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En ocasiones en las que las empresas devuelven la mercadería se aplica una nota de crédito. Se reciben las retenciones y estas son registradas por la auxiliar contable.
Los cobros de las facturas a crédito no se registran con ingresos de caja, solo se lleva el sello de la empresa se coloca el sello en la factura del cliente para que conste como cancelado.
Contabilización y archivo.
Se realiza la contabilización de ventas y compras cada 3 meses, las cuales son realizadas por el sistema contable MICRO SYSTEM pero por integraciones diarias para poder hacer los asientos contables, libro mayor, el balance de comprobación generando los estados financieros. Los documentos son guardados cronológicamente y archivados a partir del siguiente año.
13. Evaluación del control interno.
La evaluación del control interno aplicada a la empresa mediante la técnica del cuestionario, determinó el 48.15 % nivel de confianza bajo y el 51.85% % nivel de riesgo alto, confianza para lo cual aplicaremos pruebas sustantivas y de cumplimiento en el programa de auditoria.
14. Puntos de interés para la auditoría.
De la evaluación realizada por la auditoría se determinan varias observaciones preliminares, que serán confirmadas con las pruebas de control y sustantivas en la siguiente fase de la auditoría que es la ejecución del trabajo, entre las principales se citan las siguientes:
Inconsistencia de las actividades registradas en el Ruc.
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Existen productos en facturas de ventas que no coinciden con la actividad económica de la empresa en el RUC.
Codificación de los productos.
Al revisar los asientos de mayor de ventas se constató que los productos con tarifa 0% IVA se encuentran registrados con la cuenta contable de ventas con IVA 12%.
Recepción de las mercaderías.
Los productos son recibidos de acuerdo a lo que indique la guía o la factura en bodega no sacan un respaldo de dichos documentos, no se revisa la fecha de vencimiento.
Cuentas contables mal utilizadas.
Al revisar los comprobantes de bodega existen inconsistencias ya que el sistema contable solo permite determinar una solo cuenta contable correspondiente al almacén de la matriz, provocando que la acreedora y deudora sean las mismas.
Falta de comprobantes de venta.
Al solicitar una factura no la pudieron encontrar en los archivos de la empresa, determinando que dicho comprobante fue entregado original y copia al cliente.
15. Programas específicos de trabajo.
En anexos adjuntos se presenta el programa específico de trabajo, obtenido a base de la evaluación de control interno realizando la auditoría.
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16. Plan de muestreo.
Para la medición del cumplimiento se verificará los controles respectivos a través de la aplicación del muestreo sobre el componente inventarios, en el cual se encuentran un total de 49707 operaciones distribuidas 47651 en ventas y en 2056 compras.
17. Tiempo estimado de la ejecución del examen.
La ejecución de la presente auditoría, se estima concluir en aproximadamente un mes laborable a partir del 2 de agosto del 2016. Los cuales se distribuyen de la siguiente manera.
Tabla 4 Plan de auditoría
FASE ACTIVIDADES DÍAS
PLANIFICACIÓN Planificación Preliminar - Identificación de la empresa, filosofía empresarial, logotipo, eslogan y marca registrada. - Solicitud de los estados financieros año 2014 y 2015.
3
Planificación Específica
- Elaboración del cuestionario del control interno
5
EJECUCIÓN
Obtención de evidencia
- Se revisa detalla mente cada una de las muestras contra documentos.
10 Desarrollo de
hallazgos
- Se argumenta los hallazgos
encontrados. 4
COMUNICACIÓN
DE RESULTADOS Informe
- Elabora el informe de auditoría con la opinión del auditor según las evidencias encontradas.
2
TOTAL 24
Fuente: Empresa “Lombeida Zapata Bertha Silvana” Elaborado por: Rueda Mancilla Verónica
Elaborado por: VERM Fecha: 12-08-2016 Revisado por: JHAB Fecha: 15-08-2016
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18. Tiempo estimado de la ejecución del examen.
Memorando de planificación.
Informe del control interno
Papeles de trabajo
Opinión de auditoría
Informe de la auditoría
Verónica Rueda
AUDITORA - ESTUDIANTE UNIANDES
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3.2.1.2 Informe del control interno.
Santo Domingo, 1 de septiembre del 2016
Señora:
Bertha Silvana Lombeida Zapata.
GERENTE-PROPIETARIA PINTURAS EL LEÓN.
En calidad de auditora de la empresa Lombeida Zapata Bertha Silvana, he realizado la evaluación de su control interno para el periodo seleccionado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015. La administración es responsable de mantener una estructura adecuada de control interno para el logro de los objetivos de la entidad.
La revisión se efectuó de acuerdo a las Normas Ecuatorianas de Auditoría. Dadas las limitaciones inherentes de cualquier estructura de control interno, pueden ocurrir errores o irregularidades y no ser detectados; también las proyecciones de cualquier evaluación del control interno para periodos futuros están sujetas al riesgo de que el control interno se pueda tornar inadecuado por los cambios en sus elementos.
CONCLUSIONES
A continuación se detallarán las novedades halladas en base al análisis efectuado:
Existen productos vendidos en las cuales se emitieron facturas por el tema de traslado con su respectiva guía de remisión que posteriormente son anuladas, esto quiere decir que vender por medio de egresos del sistema. Los egresos del sistema no se registran la contra cuenta, provocando que la cuenta inventarios no tenga una variación.
El reporte de movimientos de bodega comparado con los asientos del mayor no coincide.
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No se aplican los inventarios físicos para verificar la información existente. Se procede al inventario físico cuando se necesita conocer las existencias reales, más no en base a los requerimientos de la información contable.
Falta de aplicación constante del método de valuación del inventario conlleva a la existencia de saldos no reales.
El personal operativo ocupa varias funciones en la empresa, por lo que no existe una personal encargado del área de bodega; así posee cauciones vigentes que garantice la responsabilidad total en el manejo y control de los inventarios.
La entidad no mantuvo en todos sus aspectos importantes una estructura adecuada del control interno en relación con la conducción ordenada de las operaciones, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento con las leyes y regulaciones que la afectan. Además, el control interno no ofrece la seguridad razonable, en todos los aspectos importantes, de prevenir o detectar errores o irregularidades en el curso normal de sus operaciones.
RECOMENDACIONES
Al contador que revise minuciosamente el número de facturas que se encuentran anuladas por la empresa, en la cual debe constar el motivo por su anulación.
Analizar la posibilidad de cambiar el sistema contable de la empresa, por otro que permita dejar rastro o evidencia de las transacciones realizadas en la empresa.
A la gerente asignar a una persona encargada de bodegas para el control de las mercaderías, realizando verificaciones mensuales y conservar actualizada la información financiera.
Atentamente,
Verónica Rueda
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