Initial Implementation

Todo escrito, recurso e informe debe presentarse en original y tantas copias como sea necesario, no pudiendo ser éstas menos de dos; una para archivarse en la oficina de trámite documentario, a fin de ir formando el falso expediente, que en su oportunidad podrá servir para rehacer autos

perdidos o deteriorados por eventos diversos (incendio, inundación, explosión, terremoto, ete.);

y la otra para devolver a la parte que lo interpone, debidamente registrada, sellada e inscrita por quien lo recibe( 35).

Las copias y las múltiples formas de reproducir un docúmento (fotografía, xerox, fax, prensa, etc) tienen el mismo valor que las originales, siempre que estén autenticadas (C.P.C., arto 421). Sin embargo, hay costumbre - en medios castrenses y en ellPSS o para reconocimiento de beneficios- de exigir presentación de originales, a fin de evitar sorpresas o meras presentaciones después de cierto tiempo.

Como generalmente no es posible ofrecer en prueba expedientes judiciales o administrativos en giro, hay entonces que recurrir a las copias certificadas que se necesiten (Ley 4494 y C.P.C. modificado, arto 409; L.O. del P.J. 14506, arto 24 letra b), concordante con el D.L. 21773, arto 3). Las partes en el procedimiento pueden solicitar la expedición de copia literal de actuaciones contenidas en el expediente, pero las copias certificadas de resoluciones sólo han de ser expedidas cuando éstas hayan sido previamente notificadas (Ley, arts. 55, 79, 80, 81 Y 82). Igualmente, acrediten ser titulares o interesados cuyos derechos pudieran ser afectados por el acto administrativo (arts. 55 in fine).

Las copias certificadas se expiden ahora en papel común y corriente, lo que tiene pro y contra.

Por tratarse de documentos públicos, se podrá adjuntar las transcripciones (selladas y suscritas), aunque no se aconseja tal proceder, pues resulta conveniente retener documentos que nos serán de gran utilidad, sobre todo con el transcurso del tiempo, ya que pueden ser objeto de pérdida irreparable o de muy difícil obtención.

Dijimos ya que las autenticaciones o legalizaciones pueden serio por notario y, a falta de éste en la localidad, por juez de paz. También por

funcionario público en el ejercicio de sus propias funciones. Una manera pragmática y económica es resignar esta función en funcionario público de alto nivel (Secretario General de la Corte Suprema, etc.). Recientemente se ha establecido la función de fedatario (Ley 23733, arto 15, Secretario General de Universidad: Ley, arto 89), aunque no se practica en infinidad de entidades públicas. Actuar así es

una extraordinaria facilidad y una innovación jurídicfs ~emocrática y económi

ca, sobre todo en épocas de inestabilidad monetaria 3 .

Tanto el actor como la autoridad deben identificarse en el instrumento legalizado con documentos públicos inobjetables y usuales (libreta electoral o militar, carnet deIIPSS, o profesional); debiendo la autoridad además, consignar su cargo y estampar el o los sellos correspondientes. Las comunicaciones entre órganos y organismos administrativos se efectúan en lo posible directamente, evitándose la intervención de aquellos que no fueran necesarios. Cuando alguna autoridad deba tener conocimiento de la comunicación se le enviará copia (certificada) de la misma, o también transcripción, si fuere el caso (Ley 8692, arto 5, abrogada). Es costumbre arraigada remitir transcripción literal -y excepcionalmente de la parte pertinente, a modo de boleta- de la respectiva resolución, a la usanza del derecho registra!.

Bien. Decíamos que las copias de los escritos, recursos e informes se han de archivar en la oficina de Trámite Documentario para con ellos formar un falso expediente, que ha de servir para rehacer los autos que hubieren podido desaparecer por variadas vicisitudes. Hay en esto olvido, que felizmente puede ser subsanado por la vía supletoria en razón del principio de la hermeticidad del derecho (C.P.C., arts. 124 y 129).

34.6 LAS OFICINAS DE TRAMITE DOCUMENTARIO y ARCHIVO

Por lo general en cada órgano y organismo del Estado el organigrama con

templa la existencia de esta clase de dependencia a diferentes niveles: Direc- . ción, Departamento, Sección, Unidad, etc, como tenía que ser. Entre las funciones típicas de ellas están las siguientes:

- Organizar y conducir el proceso de trámite documentario y archivo; - Organizar las acciones de recepción, registro, clasificación, distribución

y archivo de la documentación de la entidad;

- Elaborar periódicamente la estadística del movimiento y proceso de la documentación institucional;

- Proporcionar a los usuarios información sobre la ubicación y estado del trámite de sus expedientes;

- Expedir las transacciones y copias certificadas de la documentación que obre en el archivo;

- Proporcionar información y asesoramiento en asuntos de su competen c~; .

- Coordinar y controlar las accione~de las oficinas periféricas ubicadas en las distintas ramas institucionales; y

- Cumplir las funciones que le asigne el funcionamiento de mayor jerar quía dentro del órgano y organismo pertinente.

Yendo al proceso mismo documentario-administrativo,' diremos que se

cumple en las siguientes acciones:

- Recepción y verificación: este proceso constituye la operación de recibir

los documentos que son presentados a la entidad; comprobándose el

cumplimiento de los requisitos pertinentes;

- Clasificación y numeración: consiste en seleccionar y ordenar la documentación de acuerdo a los requisitos establecidos, para luego proceder a la numeración del documento y los folios en forma correlativa. La numeración ~ignada por la Oficina de Trámite

Documentario y Archivo será la única identificación del documento, durante todo el proceso; registrándose como tal en los diferentes controles'periféricos, Secretarías o personas asignadas;

- Registro: este proceso consiste en inscribir o registrar los documentos que ingresan a la entidad, en tarjetas (tarjetas alfabéticas), determinando su contenido y la canalización de su destino;

- Distribución: reparto y/o entrega de los documentos tanto internos como externos de la entidad;

- Control de Documento: acción que se ejerce sobre el movimiento de la documentación, desde el ingreso a su fase final, permitiendo ubicarlo inmediatamente y darle información requerida; e

- Información: dar razón a los interesados sobre el estado de procesamiento del documento o expediente.

Para efecto de la recepción del expediente en cada entidad, según la naturaleza de la actividad, se diseña los formularios denominados "HOJA DE TRAMITE DE INGRESO" o guía de tramitación, en el que consta generalmente la denominación del organismo u órgano, del formulario, nombre del recurrente, asunto, Nro. de Registro, fecha de ingreso, Oficio Nro., enviado a: (con tantos pasos como fuere menester), indicaciones (por corresponderle, acción necesaria, acompañar antecedentes, formular resolución, preparar comunicación, vuelva al interesado, conocimiento, informe, revisión, transcripción, etc) , fecha, folio (en cada paso). La referida Hoja o Guía adherida al expediente como primera página, durante el proceso de tramitación. El uso de las referidas hojas generalmente constan descritas en el correspondiente "Manual de Trámite Documentario o en el TUPA".

Resuelto que sea, se procede a cerrar el correspondiente registro con anotación provisional en el asiento de archivo, cuidándose de conseguir su ubicación física (sala, estante, anaquel, legajo, etc). Y en caso que se

solicite la revisión -siempre con constancia escrita doble: pedido y salida- a las propias dependencias administrativas o por mandato judicial (L.O. del P.J. 14605, arts. 273 y 274); debiendo indicarse en oficio la atención que los acompañados se devolverán (537).

Una y otra oficina -trámite y archivo- han de disfrutar de ambientes adecuados a sus importantes fines, restringiendo el ingreso para los propios trabajadores y funcionarios.

Se ha de procurar contar con fotocopiadoras a efecto de que el patrimonio documental no salga por cualquier motivo a otras oficinas y cuando ello fuera indispensable ha de encomendarse a un trabajador identificado con la valía del documento en la libreta de cargos; implicando ello una preparación psicológica

. adecuada y previa.

De preferencia han de instalarse cerca del acceso del público y procurando formar unidad física en primer piso o sótano por razones de seguridad, ya que el peso que se va acumulando viene a ser un elemento digno de no olvidar. Ha de tenerse a mano extinguidores y evitar instalaciones eléctricas inmediatas a los papeles; prohibirse terminantemente fumar y preparar o calentar alimentos y, en general, prever las inmensas contingencias que provoquen siniestros, salvaguardándose de este modo eficaz y constante la documentación. Adquirir deshumedecedores es realizar inversión y no gasto.

Los expedientes han de archivarse a una adecuada distancia del suelo y jamás colocarse directam.ente en éste, teniendo en cuenta el daño que ha de causarle las fugas de agua, sea de las tuberías o provenientes de lluvias e inundaciones.

Toda una mística y técnica archivística hay que poner en práctica en estas dos oficinas, reivindicándolas de su actual olvido, de calculado o insensible atraso, destinándolas a un transcurrir celestina o ceniciento.

Desde luego, hay que detener la absurda idea y praxis de que los peores trabajadores sean precisamente destinados a estas oficinas; y, por el contrario estimulando y preparando teóricamente a quienes ha de confiarse el cúmulo documentario, el mismo que es parte del patrimonio cultural del país.