A.2 Alternative Options for IIS7 or Later
A.2.5 Alternative Option 4: Using the CGI Modules with the NSD (nph-CSPcgi*.exe)
Objetivo: Reducir la duplicidad de esfuerzos de los colaboradores en su respectivo puesto de trabajo.
3.2.3.4.1 Efectuar la identificación del manual.
La identificación del manual de funciones está formada por los elementos siguientes:
a) Logotipo de la compañía. b) Nombre de la compañía. c) Nombre del manual.
d) Lugar y fecha de elaboración. e) Número de páginas.
f) Descripción del apartado específico.
g) Responsables de la elaboración, revisión y autorización.
El formato que describe la identificación del manual de funciones propuesto para la Compañía de Transporte Pesado La Internacional INTERCITI S.A de la ciudad de Santo Domingo.
Compañía de Transporte La Internacional
INTERCITI S.A
Lugar de elaboración
Santo Domingo de los Tsáchilas
Fecha de elaboración:
12 de marzo de 2018
Manual de funciones Pág. de
Descripción del apartado específico
Elaborado por:
Srta. Viviana Abril
Revisado y autorizado por:
Dr. Galo Ángulo – Gerente de la INTERCITI S.A
Figura 27.Identificación del manual de funciones. Fuente: Franklin (2014). Organización de empresas. Figura que
muestra el formato para el desarrollo del manual de funciones
57
A continuación se presenta el manual de funciones propuesto para la compañía en estudio.
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE LA INTERNACIONAL
INTERCITI S.A
Santo Domingo de los Tsáchilas
2 0 1 8
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE PESADO LA INTERNACIONAL INTERCITI S.A
MANUAL DE FUNCIONES
Santo Domingo 2018
58 Compañía de Transporte La Internacional
INTERCITI S.A
Lugar de elaboración
Santo Domingo de los Tsáchilas
Fecha de elaboración: 12 de marzo de 2018 Manual de funciones Pág. 1 de 17 Índice de contenidos Índice de contenidos……….01 Introducción……….…02 Organigrama……….……03 Identificación del perfil y funciones del cargo del gerente………..……04 Identificación del perfil y funciones del cargo de la secretaria……….05 Identificación del perfil y funciones del cargo del jefe financiero.………..06 Identificación del perfil y funciones del cargo del contador……….…07 Identificación del perfil y funciones del cargo de la asistente contable………08 Identificación del perfil y funciones del cargo del recaudador……….09 Identificación del perfil y funciones del cargo del jefe de logística………..10 Identificación del perfil y funciones del cargo de la asistente de logística………..…11 Identificación del perfil y funciones del cargo del responsable de transporte……….….12 Identificación del perfil y funciones del cargo de choferes (externos)...………...13 Identificación del perfil y funciones del cargo del supervisor de servicios generales…….….14 Identificación del perfil y funciones del cargo del guardia………15 Identificación del perfil y funciones del cargo de la auxiliar de limpieza y mantenimiento…16 Firmas de responsabilidad………...….17
Elaborado por:
Srta. Viviana Abril
Revisado y autorizado por:
59 Compañía de Transporte La Internacional
INTERCITI S.A
Lugar de elaboración
Santo Domingo de los Tsáchilas
Fecha de elaboración:
12 de marzo de 2018
Manual de funciones Pág. 2 de 17
Introducción
El manual de funciones forma parte de las herramientas administrativas del que toda empresa o compañía debe disponer, su finalidad es describir de manera específica el perfil que debe poseer una persona para formar parte del talento humano de la misma, da a conocer las tareas y responsabilidades de cada uno de los cargos de trabajo que existen en la organización, al igual que la relación interna y externa con la se interrelacionan para la correcta ejecución de sus actividades laborales.
Éste documento contiene la identificación de los diferentes niveles jerárquicos y de comunicación que posee la compañía, a través de la representación gráfica de su estructura a través del organigrama, además contiene de manera específica la descripción de las funciones que deben desarrollar los responsables de cada puesto de trabajo en la Compañía de Transporte La Internacional INTERCITI S.A. de la ciudad de Santo Domingo, a fin de alcanzar las metas y objetivos propuestos.
La descripción del perfil del cargo contiene el nombre, su objetivo, la formación académica requerida, experiencia, relaciones internas y externas, responsabilidades de equipos, conocimientos específicos y la identificación de cada una de las funciones que deben ejecutarse.
Elaborado por:
Srta. Viviana Abril
Revisado y autorizado por:
60 Compañía de Transporte La Internacional
INTERCITI S.A
Lugar de elaboración
Santo Domingo de los Tsáchilas
Fecha de elaboración:
12 de marzo de 2018
Manual de funciones Pág. 3 De 17
Organigrama funcional
Da a conocer la manera en la que se encuentra estructurada la Compañía de Transporte La Internacional INTERCITI S.A, reflejando cada uno de los cargos existentes en la misma.
Gerente (1) Secretaria (1) Asesor legal Jefe financiero (1) Jefe de logística (1) Supervisor de servicios generales (1) Responsable de transporte (1) Asistente de logística (1) Auxiliar de limpieza y mantenimiento (1) Guardia (2) Junta General de Accionistas Recaudador (1) Contador (1) Choferes (83) Asistente contable (1) Simbología Rectángulo Departamento o división de la compañía. Línea continua vertical Línea de mando de una división superior. Línea continua horizontal Unión entre órganos de una división. Línea discontinua horizontal Asesoría y trabajo externo Elaborado por:
Srta. Viviana Abril
Revisado y autorizado por:
61 Compañía de Transporte La Internacional
INTERCITI S.A
Lugar de elaboración
Santo Domingo de los Tsáchilas
Fecha de elaboración:
12 de marzo de 2018
Manual de funciones Pág. 4 de 17
Identificación del perfil del cargo
Cargo: Gerente Nivel: Directivo
Objetivo del cargo:
Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades organizacionales, mismas que deben estar enfocadas hacia el cumplimiento de los objetivos ya sean estos a corto, mediano o largo plazo.
Formación académica Relaciones externas
SRI, MRL, IESS, ANT, MTTOP, proveedores, clientes.
Título: Ing. en Empresas, Comercial o afines.
Experiencia: 3 años Responsabilidad de equipos
Es responsable de muebles y enseres de oficina como escritorio, archivador, equipo de cómputo y demás suministros que requiera para el desarrollo de sus actividades
Conocimientos específicos: Computación. Inglés medio. Administración estratégica. Formulación de estrategias. Manejo de personal. Leyes y reglamentos de tránsito.
Funciones del cargo
1. Dirigir y coordinar las diferentes áreas que tenga la compañía.
2. Asegurar la rentabilidad, sostenibilidad y competitividad de la compañía en todo momento.
3. Cumplir y estar siempre al tanto de todas las normativas y reglamentos actualizados.
4. Ejercer su función como representante legal de la compañía.
5. Ejecutar decisiones importantes que tengan que ver directamente con el desarrollo de la
compañía.
6. Delegar funciones específicas a sus subordinados.
7. Realizar convenios, negociaciones, y compromisos siempre y cuando sea necesario.
8. Aprobar la cancelación de los pagos respectivos a los colaboradores, además de depósitos,
bonos, emisión de cheques etc.
9. Administrar y ejecutar las cuentas bancarias de diferente naturaleza en la compañía.
Elaborado por:
Srta. Viviana Abril
Revisado y autorizado por:
62 Compañía de Transporte La Internacional
INTERCITI S.A
Lugar de elaboración
Santo Domingo de los Tsáchilas
Fecha de elaboración:
12 de marzo de 2018
Manual de funciones Pág. 5 de 17
Identificación del perfil del cargo
Cargo: Secretaria Nivel: Directivo
Objetivo del cargo:
Ser el apoyo constante e incondicional de su superior, a fin de cumplir con las metas y objetivos institucionales.
Formación académica Relaciones externas
Proveedores, clientes, instituciones bancarias.
Título: Tecnóloga en secretaria ejecutivo y/o afines.
Experiencia: 1 año Responsabilidad de equipos
Es responsable de muebles y enseres de oficina como escritorio, archivador, equipo de cómputo y demás suministros que requiera para el desarrollo de sus actividades organizacionales. Conocimientos específicos: Computación. Inglés medio. Archivo. Organización de agenda Redacción.
Funciones del cargo
1. Mantener comunicado a su superior de todo aquello que acontezca en la compañía.
2. Realizar y recibir llamadas para luego realizar un informe de lo acontecido en el día.
3. Conocer y manejar perfectamente los programas de office como Word, Excel, Power Point,
Skype.
4. Debe tener conocimiento de Internet, envíos de correos electrónicos y manejo redes sociales.
5. Conservar el correcto orden del lugar y archivar la documentación física que se le otorgue.
6. Conocer de gramática avanzada, mantener buena escritura y redacción.
7. Proveer información verás a quienes lo soliciten.
8. Ejecutar comunicados al personal.
9. Atender a los clientes que visiten la compañía, de forma cortés y atenta.
Elaborado por:
Srta. Viviana Abril
Revisado y autorizado por:
63 Compañía de Transporte La Internacional
INTERCITI S.A
Lugar de elaboración
Santo Domingo de los Tsáchilas
Fecha de elaboración:
12 de marzo de 2018
Manual de funciones Pág. 6 de 17
Identificación del perfil del cargo
Cargo: Jefe financiero Nivel: Intermedio
Objetivo del cargo:
Manejar la información financiera de la compañía de forma sigilosa y mantener en orden los haberes económicos contraídos a fin de evitar sanciones de las instituciones de control
correspondientes.
Formación académica Relaciones externas
S.RI, IESS, Superintendencia de Compañías, Proveedores, clientes,
instituciones bancarias.
Título: Economista, Ing. En contabilidad y auditoría CPA.
Experiencia: 1 año Responsabilidad de equipos
Es responsable de muebles y enseres de oficina como escritorio, archivador, equipo de cómputo y demás suministros que requiera para el desarrollo de sus actividades organizacionales. Conocimientos específicos: Computación. Inglés medio. Archivo. NIIF Derecho tributario.
Funciones del cargo
1. Cuidar eficientemente el uso de los recursos financieros de la compañía.
2. Elaborar el presupuesto anual de operaciones de la compañía.
3. Revisar, corregir y aprobar estados financieros.
4. Presentar los estados financieros al gerente.
5. Analizar la información financiera presentada por el contador.
6. Elaborar informes contables de forma mensual para la revisión y aprobación del gerente.
7. Mantener el constante flujo de efectivo para afrontar las obligaciones de la compañía.
8. Optimizar los recursos en la compañía así como las inversiones financieras de esta.
9. Realizar reuniones constantes para dialogar sobre el estado financiero actual de la compañía.
10. Estar preparado para proporcionar información en cualquier momento que el gerente así lo
dictamine.
.
Elaborado por:
Srta. Viviana Abril
Revisado y autorizado por:
64 Compañía de Transporte La Internacional
INTERCITI S.A
Lugar de elaboración
Santo Domingo de los Tsáchilas
Fecha de elaboración:
12 de marzo de 2018
Manual de funciones Pág. 7 de 17
Identificación del perfil del cargo
Cargo: Contador Nivel: Operativo
Objetivo del cargo:
Velar por el buen uso de los recursos económicos de la compañía a fin de que ésta permanezca en el mercado en el cual desarrolla sus actividades.
Formación académica Relaciones externas
S.RI, IESS, Superintendencia de Compañías, Proveedores, clientes,
instituciones bancarias.
Título: Ing. en Contabilidad y Auditoría, CPA.
Experiencia: 1 año Responsabilidad de equipos
Es responsable de muebles y enseres de oficina como escritorio, archivador, equipo de cómputo y demás suministros que requiera para el desarrollo de sus actividades organizacionales. Conocimientos específicos: Computación. Inglés básico. Archivo. NIIF
Funciones del cargo
1. Revisar y archivar correctamente los documentos financieros físicos.
2. Elaborar los estados financieros.
3. Clasificar, recibir, y despachar la documentación otorgada por su superior.
4. Mantener actualizada la información financiera digital.
5. Elaboración de formatos para informes, oficios, y demás documentos.
6. Mantiene el respectivo control sobre emisión de cheques y los movimientos de pagaduría.
7. Cumplir con las normas que establece la compañía.
8. Mantener constante orden en su área de trabajo e informa sobre cualquier acontecimiento
anormal.
9. Suministrar información requerida a su superior.
10. Ejecutar las declaraciones mensuales y anuales de la compañía, ante los entes
correspondientes.
.
Elaborado por:
Srta. Viviana Abril
Revisado y autorizado por:
65 Compañía de Transporte La Internacional
INTERCITI S.A
Lugar de elaboración
Santo Domingo de los Tsáchilas
Fecha de elaboración:
12 de marzo de 2018
Manual de funciones Pág. 8 de 17
Identificación del perfil del cargo
Cargo: Asistente contable Nivel: Operativo
Objetivo del cargo:
Brindar apoyo al contador en el desarrollo de cada una de las actividades relacionadas con el registro de ingresos y egresos
Formación académica Relaciones externas
S.RI, IESS, Proveedores, clientes, instituciones bancarias.
Título: Bachiller técnico en gestión financiera y contable.
Experiencia: 1 año Responsabilidad de equipos
Es responsable de muebles y enseres de oficina, silla, escritorio, equipo de cómputo y demás suministros que requiera para el
desarrollo de sus actividades
organizacionales. Conocimientos específicos: Computación. Inglés básico. Programas contables. Estados financieros.
Funciones del cargo
1. Efectuar el registro de ingresos y egresos en el libro diario.
2. Realizar la mayorización, a fin de identificar saldos deudores y acreedores.
3. Ayudar en el desarrollo del balance de comprobación.
4. Clasificar comprobantes para las declaraciones del IVA y del Impuesto a la renta.
5. Imprimir estados financieros.
6. Mantener ordenados archivos activos y pasivos, a fin de facilitar su búsqueda.
7. Actualizar el plan de cuentas.
8. Desarrollar demás actividades que le sean asignadas por su superior.
.
Elaborado por:
Srta. Viviana Abril
Revisado y autorizado por:
66 Compañía de Transporte La Internacional
INTERCITI S.A
Lugar de elaboración
Santo Domingo de los Tsáchilas
Fecha de elaboración:
12 de marzo de 2018
Manual de funciones Pág. 9 de 17
Identificación del perfil del cargo
Cargo: Recaudador Nivel: Operativo
Objetivo del cargo:
Cumplir con las obligaciones que la compañía mantiene con clientes internos y externos, a fin de mantener relaciones sostenibles.
Formación académica Relaciones externas
S.RI, IESS, Instituciones públicas y privadas, clientes, socios.
Título: Estudios superiores en carreras afines a la administración y contabilidad.
Experiencia: 1 año Responsabilidad de equipos
Es responsable de muebles y enseres de oficina, caja registradora, silla, escritorio, equipo de cómputo y demás suministros que requiera para el desarrollo de sus actividades organizacionales. Conocimientos específicos: Computación. Inglés básico. Archivo.
Funciones del cargo
1. Archivar comprobantes de ingreso y egreso de efectivo y entrega a la asistente contable.
2. Clasificar, recibir, y despachar comprobantes de pago.
3. Realizar oportunamente el pago de nómina.
4. Presentar informes a su superior cuanto éste le sea requerido.
5. Elaborar roles de pago.
6. Asistir a instituciones bancarias para efectuar pagos o depósitos de la compañía o terceros.
7. Hacer firmar comprobantes de pagos a instituciones públicas, privadas, socios, clientes y
personal de la compañía.
8. Elaborar el arquero de caja.
Elaborado por:
Srta. Viviana Abril
Revisado y autorizado por:
67 Compañía de Transporte La Internacional
INTERCITI S.A
Lugar de elaboración
Santo Domingo de los Tsáchilas
Fecha de elaboración:
12 de marzo de 2018
Manual de funciones Pág. 10 de 17
Identificación del perfil del cargo
Cargo: Jefe de logística Nivel: Intermedio
Objetivo del cargo:
Dirigir de manera permanente el proceso logístico, a fin de garantizar la entrega oportuna de las diferentes mercancías de los clientes y cumplir con las metas y objetivos.
Formación académica Relaciones externas
Clientes, Proveedores, ANT, SRI, IESS
Título: Materias Administrativas o afines, master en dirección de operaciones e ingeniería industrial.
Experiencia: 1 a 2 años Responsabilidad de equipos
Es responsable de los diferentes muebles y enseres de oficina otorgados por la compañía, además de mantener el número de vehículos y supervisión de la correcta distribución de los bienes transportados.
Conocimientos específicos:
Microsoft y Office avanzados.
Normas de seguridad.
Distribución de espacio y
despacho.
Manejo de Kárdex e
inventario.
Funciones del cargo
1. Supervisar la correcta distribución de los vehículos y sus actividades.
2. Anticiparse a las necesidades del cliente.
3. Planificar la ruta y el cronograma de envíos.
4. Realizar planes de contingencia en caso de falencias dentro de la compañía.
5. Crear un plan de mantenimiento de vehículos.
6. Establecer normas específicas para la correcta distribución de los diferentes productos.
7. Verificar el control de entrada y salida de vehículos.
8. Utilizar y optimizar los recursos de la compañía.
9. Controlar las actividades desempeñadas y velar por el bienestar de los que conforman el
departamento de logística.
10. Emitir informes periódicamente al gerente de la compañía.
11. Mantener relación directa con el cliente.
.
Elaborado por:
Srta. Viviana Abril
Revisado y autorizado por:
68 Compañía de Transporte La Internacional
INTERCITI S.A.
Lugar de elaboración
Santo Domingo de los Tsáchilas
Fecha de elaboración:
12 de marzo de 2018
Manual de funciones Pág. 11 de 17
Identificación del perfil del cargo
Cargo: Asistencia de Logística Nivel: Operativo
Objetivo del cargo:
Efectuar actividades de apoyo en los diferentes procesos logísticos que se desarrollan a diario en la Compañía.
Formación académica Relaciones externas
Proveedores, clientes, IESS, ANT
Título: Técnico en Administración logística y distribución.
Experiencia: Mínimo 1 año Responsabilidad de equipos
Es responsable de muebles y enseres de oficina otorgados por la compañía, así como escritorio, equipo de cómputo, copiadora fax, y demás suministros que requiera para el desarrollo de sus actividades.
Conocimientos específicos: Computación. Orientación al cliente. Procesos administrativos. Organización de agenda Redacción.
Funciones del cargo
1. Realizar el registro de entrada y salida de vehículos de la compañía.
2. Confirmar la correcta ejecución del servicio bajo los estándares establecidos por la
compañía.
3. Mantenimiento y orden de los equipos a su disposición.
4. Realizar informes que le encargue el jefe de logística.
5. Realizar seguimiento a las especificaciones que determina el cliente.
6. Asistir a las necesidades del jefe de logística.
7. Ingresar y mantener actualizada la información tanto física como digital.
8. Manejar los sistemas computarizados de la compañía.
9. Informar todo acontecimiento o anomalías al jefe de logística.
10. Elaborar y presentar estrategias para una constante mejora del servicio.
Elaborado por:
Srta. Viviana Abril
Revisado y autorizado por:
69 Compañía de Transporte La Internacional
INTERCITI S.A.
Lugar de elaboración
Santo Domingo de los Tsáchilas
Fecha de elaboración:
12 de marzo de 2018
Manual de funciones Pág. 12 de 17
Identificación del perfil del cargo
Cargo: Responsable de transporte Nivel: Operativo
Objetivo del cargo:
Supervisar la correcta asignación y despacho de los transportes de la compañía hacia sus diferentes destinos.
Formación académica Relaciones externas
Proveedores, clientes, IESS, ANT
Título: Ing. en mecánica automotriz o carreras afines.
Experiencia: Mínimo 1 año Responsabilidad de equipos
Es responsable de muebles y enseres de oficina otorgados por la compañía, así como escritorio, equipo de cómputo y demás suministros que requiera para el desarrollo de sus actividades.
Conocimientos específicos:
Computación.
Leyes y reglamentos de la ley
de transporte, tránsito y seguridad vial.
Computación.
Control de transporte.
Normas de seguridad vial.
Funciones del cargo
1. Realizar el registro de ingreso y salida de los vehículos de la compañía, tomando en cuenta
nombre del conductor, placa, número del vehículo, ruta que va a cubrir, hora de salida y de llegada al destino.
2. Efectuar actividades de revisiones rutinarias a los vehículos.
3. Supervisar la rotación de los conductores en los diferentes horarios y entrega de mercaderías.
4. Desarrollar informes y presentarlos a su superior informando la cantidad de viajes nacionales
o internacionales efectuados de manera mensual.
5. Llenar solicitudes de servicios para las unidades de transporte, sean por mantenimiento o
reparaciones generales.
6. Vigilar por el buen desarrollo de las actividades del personal a su cargo.
7. Prestar atención a las quejas y reclamos relacionadas estrictamente con el traslado de
mercancías de un lugar a otro. .
Elaborado por:
Srta. Viviana Abril
Revisado y autorizado por:
70 Compañía de Transporte La Internacional
INTERCITI S.A.
Lugar de elaboración
Santo Domingo de los Tsáchilas
Fecha de elaboración:
12 de marzo de 2018
Manual de funciones Pág. 13 de 17
Identificación del perfil del cargo
Cargo: Choferes Nivel: Staff-operativo
Objetivo del cargo:
Cubrir las rutas nacionales e internacionales en el tiempo estipulado para el desarrollo de la actividad, garantizando una entrega oportuna a los clientes.
Formación académica Relaciones externas
Proveedores, clientes, IESS, ANT
Título: Mínimo bachilleres, con licencia profesional tipo E.
Experiencia: Mínimo 1 año Responsabilidad de equipos
Es responsable de la unidad de transporte que conduce para el desarrollo de sus actividades.
Conocimientos específicos:
Manejo de diferentes
vehículos de carga pesada.
Leyes y reglamentos de la ley
de transporte, tránsito y seguridad vial.
Mecánica básica.
Funciones del cargo
1. Conducir su unidad de transporte, respetando la ruta y hora de entrega.
2. Coordinar con el responsable de transporte la entrega de mercaderías y el destino hacia el
que se dirige.
3. Vigilar la carga de mercadería a la unidad de transporte que conduce.
4. Llenar formularios de aduanas y demás documentos para la importación o exportación de
mercancías.
5. Mantener sus documentos de identificación actualizados.
6. Velar por la seguridad de las mercancías a entregar a los clientes.